Tras la llegada de la nueva temporada y la puesta a punto del hotel, también toca poner al día nuestro PMS y una de las tareas más comunes es la de preparar las nuevas series de facturación o nuevas empresas, como llamamos en Winhotel. Los pasos son muy sencillos pero hay que asegurar cumplimentar correctamente toda la información ya que estos parámetros son los que harán que el traspaso contable sea el deseado.
El primer paso es crear la nueva empresa. En el punto de menú [Explotadoras/Empresas], crearemos la empresa nueva y el campo “Última factura”lo rellenaremos convenientemente (pondremos 0 si queremos que la primera factura sea 1). Los campos de “Directorio Ctble.” y “Fichero Ctble.” se rellenarán si las facturas de esta empresa se traspasan a contabilidad con el programa de enlace de Winhotel.
Una vez creada la nueva empresa debemos modificar la empresa PROFORMA. Deberemos cambiar la “Producción a empresa” para que el desvío de producción se haga a la nueva empresa (en el ejemplo de la imagen inferior, la 11). Si hubiera más empresas que tengan el mismo desvío de producción, también las cambiaríamos.
En el caso de que la empresa antigua tenga algún tipo de configuración opcional (facturación electrónica, traspasos contables, etc.) hay que realizar la configuración en la nueva empresa pulsando sobre el botón de información. Para evitar errores es conveniente comparar ambas configuraciones opcionales y asegurar que los parámetros son los deseados.
Una vez creada la nueva empresa de facturación, accedemos al punto de menú [Clientes/Grupo clientes] y cambiamos a todos los grupos de clientes que facturan con la antigua empresa (01), por la nueva empresa (11, en el ejemplo). Esto hará que en todos los clientes de dicho grupo se cambie también la empresa.
También tendremos que mirar las empresas de las CAJAS ADMINISTRATIVAS y de los TPV, revisando los posibles cambios a realizar. Todo ello en el menú [Cajas/Administrativas] y [Cajas/Tpv] respectivamente.
Por último, con la ayuda del programa Tools.exe podemos cambiar la empresa de facturación por defecto y la empresa de cajas por defecto.
Finalizadas todas las configuraciones ya tenemos nuestro PMS listo para facturar la nueva temporada en las nuevas empresas.
CONSIDERACIONES FINALES:
- Si ya hemos introducido reservas de agencias para el año próximo (el año en el que se cambia la empresa de facturación), las líneas de factura creadas puede que tengan la empresa que ya no vamos a utilizar para ese año. Se tendrán que localizar estas reservas y cambiar la empresa para que su factura se cree en la empresa correcta.
- Las empresas que ya no se van a utilizar, se pueden marcar como inactivas, para que un usuario sin los privilegios adecuados, no pueda verlas.
Imagen: conpas.net
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