Last Tuesday, we were talking about the difference between signing up for your PMS provider through license or SaaS. In the first chapter of this new section we have introduced we underlined the main advantages of both models to shed some light on this topic.
Today, we will put the emphasis on defining which modules are essential in a Hotel PMS.
As can be seen below, an Hotel PMS that covers the most important needs of any hotel must have a series of modular solution packages.
1. Booking Management
Bookings are an essential element of daily operations; they are the hotel’s business unit. Today, reservations can get to us in many different ways. Online travel agencies are becoming increasingly popular whereas traditional agencies, though still relevant for many vacation hotels, are losing ground. Hotels’ sales coming from their corporate websites make up the remainder of annual bookings. Online positioning techniques and social networking sites make direct sales easier, and this is something to take into account, today and in coming years. The automation of all these processes will help to optimize resources and use them for other time-consuming procedures.
2. Pricing Management
The hotel business sector is evolving faster and faster, and this implies that there is a growing need to adjust tariffs, rates and offers. If the control system does not allow users to meet these market requirements, you are simply left behind, and your sales drastically reduced.
3. Front Desk
Check-in and check-out tasks are performed in this module. Very often, the receptionist has to make different changes in a reservation (room changes, check-out dates, board types, etc.) during the clients’ stay at the hotel. This module is necessary because the receptionist will have to check it constantly.
4. Billing and credit
This module will enable the hotelier manage billing automatically, reducing the number of tasks that need to be carried out on a daily basis. The accounting clerk must be able to check and modify whatever tasks are related to accounting management, credit management and billing at any time.
5. Reporting
It is essential to get as much feedback from data analysis as necessary because future strategic decisions will depend on them. A powerful analysis tool that helps to elaborate various reports on occupation, history of clients, billing or expected occupation lists is crucial.
To read previous chapters:
Chapter I. Where to host your PMS: on cloud technologies or on your server?En el post perteneciente al capítulo 1 de esta nueva sección, hablábamos de las diferencias entre afiliarte a tu proveedor de PMS a través de licencia o mediante SaaS. Destacamos las principales ventajas de un modelo y otro con el fin de aclarar dudas frecuentes y relativas a esta temática.
Hoy seguiremos hablando de gestión hotelera pero lo haremos desde otro punto de vista. Se van a determinar los módulos que no pueden faltar en el software de un hotel (PMS Hotel)
Para que un PMS cubra las principales necesidades de cualquier hotel, debe contar con una serie de paquetes modulares que a continuación vamos a nombrar y describir de forma breve pero clara.
1. Gestión de reservas
Las reservas son un elemento clave de la operativa diaria, ya que constituyen la unidad de negocio del hotel. Hoy en día, las reservas pueden llegar a través de muchas fuentes. Las agencias online están aumentando su protagonismo año tras año, mientras que las agencias tradicionales, aunque siguen siendo importantes para muchos hoteles vacacionales, van perdiendo terreno. Los canales propios de venta del hotel a través de la web corporativa componen el resto de reservas anuales. Los métodos de posicionamiento online y las redes sociales facilitan la venta directa, por lo que es un canal a tener muy en cuenta ahora y en los próximos años. Automatizar todos estos procesos, ayudará a que el hotel pueda destinar recursos a otros asuntos más trabajosos.
2. Gestión de tarifas
El mercado hotelero está evolucionando cada vez de forma más rápida, lo que exige una mayor flexibilidad en tarifas, precios y ofertas. Si el sistema de gestión no te permite hacer frente a estos requerimientos del mercado, simplemente te quedarás atrás y venderás menos.
3. Recepción
Desde el módulo de recepción se llevan a cabo las tareas de check-in y de check- out. Es muy probable que durante la estancia de los clientes en el hotel, el recepcionista tenga que realizar diversos cambios (de habitación, de fecha de salida, de régimen de pensión, etc.). Este módulo se presenta básico ya que el recepcionista debe poder consultar, en cualquier momento,
4. Facturación y cobros
Este módulo permitirá al hotelero manejar la facturación de forma automática, reduciendo así el número de tareas diarias. El responsable de estas tareas debe poder consultar y modificar,en cualquier momento, todo lo relativo a la gestión contable, gestión de créditos y facturación.
5. Reporting.
Es clave poder obtener tantos datos de análisis como se considere necesario, ya que de ellos dependerán las futuras decisiones estratégicas del hotel. Por tanto, consideramos importante contar con una herramienta de análisis que nos permita elaborar diversos informes relativos a ocupación, histórico de clientes, histórico de reservas y facturas o listados de ocupación prevista.
Leer capítulos anteriores:
Capítulo 1. ¿Dónde alojar tu PMS: en la nube o en tu servidor?
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