Capítulo 3. PMS Hotel: ¿Qué complementos se necesitan para mejorar la gestión hotelera?

The trend towards an integration of different external functionalities into the PMS stems from the need to save time and money, improve clients’ management and get a higher degree of automation. Consequently, centralization will increase, as every function will be managed from a single location.

The most important PMS interfaces for the hotel management environment can be divided into seven areas strategically defined:

1. Payment and collection

Any payment solution that meets the needs of different sets of clients will be useful. Making payments easier for clients is essential so any hotel must be provided with convenient payment systems. In the case of Winhotel, we offer integrations with dataphones and our digital payment solution.

2. Documents

We all know what happens when we arrive at a hotel and the document reader is not fast enough. We can spend hours waiting while the receptionist is writing down our details. A good OCR or an electronic document reader can be of value to the hotel; clients will appreciate it.

3. Presence detection

Knowing when a room is occupied or not will contribute to improving organization: cleaning services, heating or air conditioning setting for energy saving, etc. The hotel will be able to control all this through integrations with home automation systems, digital systems or magnetic cards.

4. Billing

This is one of the most important integrations for a full management of the hotel. The key is to keep all the accounting and billing system integrated into the PMS. This will be the best way to visualize, modify and carry out the hotel’s operations in a centralized manner.

5. Clients

As in any other company, the management of our client base is more than necessary and there has recently been hard work on this area. The image transmitted by the hotel in its online environment must be treated cunningly. There are different tools to help us manage our hotel’s online reputation. At Winhotel, we strongly recommend the integration with our Reputation Manager, where the hotel can establish a comparison with its competitors, see clients’ opinions and access valuable information for the company.
The hotel can also carry out an integration with a loyalty system (CMI) and establish a system of points. This way, the hotel will have access to information that will make client segmentation easy.
All in all, it is really useful to have a CRM and keep the customer relationship management system fully integrated. Linking the CRM with the PMS brings a number of significant advantages:

• Automatic data upload and download between the PMS and the CRM in both directions: integrated management.
• Agile marketing, campaigns and e-mailing.
• Extremely detailed segmentation thanks to stays, reservations and billing data upload from the PMS to the CRM.

6. E-commerce

Today, online marketing of the hotel’s products and services is essential. Obviously, if clients are increasingly using this market, the hotel must be visible there too.
Having a good sales Channel Manager is crucial. We must not forget about the integration of the search engine with the PMS in order to check the reservations made on our corporate website.
Finally, the hotel must make communications easy for the client and be accessible from any device: tablets, smartphones, etc. In this case, a link from hotel mobile apps to the PMS would be the most appropriate.

7. On demand

In this area, there are integrations where the client usually pays for what s/he uses:

• TV-PPV. The main aim of this integration is to enable the flow of information between the PPV and the PMS. This information needs to be synchronized with the management system so that it can be used in the PMS.
• Mini-bar. This integration consists in controlling the drinks used up in each room. A system of pressure sensors detects the consumption in the mini-bar and sends this information to the PMS, where it is recorded.
• Wi-Fi. The objective of this integration is to connect the Wi-Fi software with the PMS. To achieve this connection, the software must identify the person who is trying to access the service and store it into the PMS. This will be done using the client’s National Identity Card. This way, every time the client uses the Wi-Fi, it will be registered and reflected in the bill later issued for that specific room.
• Control center. The main aim of this integration is to enable the flow of information between the control center and the PMS. This information will require a suitable management system to be processed and used both by the PMS and the control center.

Thanks to technological advances we can offer a really complete and comprehensive Hotel PMS for any hotel. Winhotel PMS contains all the information for an appropriate hotel management. This information can be constantly checked through the different integrations offered for a single management tool, and this is really helpful.
To read previous chapters:
Chapter I. Where to host your PMS: on cloud technologies or on your server?
Chapter II. What’s your ideal PMS like?Con el fin de ahorrar tiempo y dinero, mejorar la gestión de los clientes y lograr una mayor automatización, surge la tendencia a integrar diversas funcionalidades externas al Hotel PMS. De esta forma se consigue una mayor centralización de funciones que podrán ser gestionadas y controladas desde un único sitio.

Las integraciones más importantes para el entorno de la gestión hotelera se pueden dividir en 7 áreas, estratégicamente definidas:

1. Pagos

Cualquier facilidad para que el cliente pague será útil. Por tanto, un punto clave será dotar al hotel de sistemas de pago cómodos y adaptados al cliente. En nuestro caso, ofrecemos una integración con datáfono y y otra mediante pago dactilar.

2. Documentación

Todos sabemos lo que ocurre cuando llegamos a un hotel. Si el hotel no cuenta con un lector de documentos ágil, se puede hacer eterna la espera mientras el recepcionista toma nota de nuestros datos personales. Un buen OCR o un lector de documentos dactilar puede aportar valor al hotel. El cliente lo agradecerá.

3. Presencia

Todos los hoteles quieren saber cuándo una habitación está ocupada o no. Este tipo de información ayuda a la organización general del hotel: servicio de limpieza, control del uso de calefacción y/o aire acondicionado, etc. A través de una integración domótica, dactilar o mediante tarjetas magnéticas, el hotel podrá controlar este tipo de cosas.

4. Facturación

Esta es una de las integraciones más importantes para una completa gestión del hotel. Se trata de mantener integrado al PMS, todo el sistema contable y de facturación. Esta será la manera de poder visualizar, modificar y ejecutar las operaciones del hotel de una forma centralizada.

5. Clientes

Como en cualquier empresa, la gestión de la cartera de clientes es más que imprescindible. Por esta razón, últimamente se está trabajando duro en esta área. La imagen que transmite el hotel en su entorno online debe ser tratada con astucia. Existen varias herramientas para gestionar la reputación online del hotel. En Winhotel, sin duda, recomendamos la integración con nuestro Gestor de reputación, donde el hotel puede compararse con su competencia, ver qué opinan sus clientes y acceder a información valiosa para la empresa.
El hotel puede también llevar a cabo una integración con un sistema de Fidelización (CMI), donde podrá establecer un sistema de puntos para sus clientes y acceder a información que le permitirá segmentar a sus clientes.
Finalmente, siempre es útil contar con un CRM para mantener un sistema de gestión de relaciones con el cliente completamente integrado. Enlazar el CRM con el PMS  supone una serie de ventajas como:

• Subida y bajada de datos automática entre el PMS y el CRM en ambas direcciones: una gestión integral.
• Marketing, campañas y e-mailing con total agilidad.
• Segmentación muy detallada gracias a la subida de datos de estancias, reservas y facturación del PMS al CRM.

6. E-commerce

Hoy en día es esencial contar con herramientas que permitan al hotel comercializar sus  productos y servicios mediante los medios electrónicos. Está claro que si los clientes están en estos medios, el hotel también debe estar allí.
Es importante que el hotel cuente con un buen gestor de canales de venta donde se puedan coordinar los diversos canales. Otro punto clave a tener en cuenta es integrar el motor de reservas con el PMS, para poder consultar las reservas que nuestros clientes hacen en la web corporativa.
Y finalmente, el hotel debe facilitar al cliente que éste se pueda comunicar o realizar consultas con el hotel. Para ello, el hotel tiene que estar visible en los nuevos dispositivos que el cliente usa habitualmente, como tablets, smartphones, etc. En este caso, un enlace que integrara una app para hoteles con el PMS sería lo más adecuado.

7. Pay per consume

En este área, se encuentran las integraciones en las cuales el cliente, habitualmente, solo paga por lo que consume. Algunas de las integraciones que se engloban en esta área serían las siguientes:

• TV-PPV. El principal objetivo de esta integración es permitir que fluya información entre el PPV y el PMS. Esta información, para ser procesada, necesitará un sistema de gestión que adecue esta información para ser utilizada en el PMS.
• Mini bar. Esta integración consiste en controlar las bebidas consumidas por habitación. Se trata de un sistema de sensores de presión que detecta el consumo del Minibar y lo informa al PMS, quedando así registrado.
• Wifi. Esta integración tiene como objetivo conectar el software de gestión del wifi con el PMS. Para poder realizar esta conexión, el software debe identificar a la persona que está accediendo a este servicio y guardarlo en el PMS. Esta identificación se realizará mediante el número del documento de identidad. De esta forma, cada vez que el cliente utilice el wifi, quedará registrado en el PMS y por consiguiente en la factura de la habitación a la que este cliente pertenezca.
• Centralita. En este caso, se trata de permitir que fluya información entre la centralita y el PMS. Esta información, para ser procesada, necesitará un sistema de gestión que adecue esta información para ser utilizada en el PMS, por una parte, y a la centralita, por otra.

Gracias a los avances de la tecnología, podemos permitirnos ofrecer un PMS Hotel más completo y que cubra todas las necesidades existentes en un un hotel. El PMS de Winhotel es el que tiene toda la información que nos permite gestionar debidamente nuestro hotel y, por tanto, es de gran utilidad que esta información pueda ser consultada a través de las distintas integraciones ofreciendo una única herramienta de gestión.
Leer capítulos anteriores:
Capítulo 1. ¿Dónde alojar tu PMS: en la nube o en tu servidor?
Capítulo 2. ¿Cómo es tu PMS ideal?