Capítulo 4. PMS Hotel: ¿Te adaptas o se adapta?

The idea for this post came to us when we were thinking about the different business models implemented in hotel establishments. Each hotel has its own business model and, obviously, there is a need to find the most appropriate tool for their management. Today, we ask ourselves the following questions:
Does your Hotel PMS adapt to your business model? Or, on the contrary, do you and your business model have to adapt to the PMS?
At first glance, these two questions may seem a little redundant but I think they are important and, as we will be doing in this post, it is worth distinguishing their meanings.

Does your PMS Hotel adapt to your business model?

The hotel business sector is extremely variable and unpredictable; the needs that hotels have today are not the same they had yesterday. Besides, each hotel is a different world and the management tool chosen for its management must be flexible and capable of adapting to the business model implemented.
Some hotel chains have different hotel categories, sizes or typologies. In spite of this, hoteliers are interested in using the same management tool in all their hotels.
This is why hoteliers must have deep knowledge of the characteristics of their hotels and, depending on these, choose one PMS over another. The PMS must be flexible and comprise all the management areas that the hotel needs. For example, a PMS specialized in city hotels will not be useful for a hotel chain if it has some sun and beach hotels.

Are you and your business model adapted to the your Hotel PMS?

Some hotels, fearing change, are reluctant to analyze these issues we are talking about today. Not to study the possibilities offered by the market and settle for the same PMS that has been used for years can prove detrimental for the management of a hotel. As said before, the hotel world changes every day, and those who work in this sector must be proactive and foresee those changes.
Some hotel management systems are too rigid and do not enable certain tasks, such as taking different tariffs into account, the creation of different types of room according to the reality of the hotel… A PMS must be adapted to the needs of every hotel, and must allow the parameterization of all the functions required. Otherwise, the PMS is in danger of becoming obsolete and lose value for the hotelier.

How can we foresee changes?

Obviously, none of us can predict the future but we all can keep updated to be aware of the different trends in the market.
Winhotel promotes continuous learning about our sector. Keeping our core product constantly updated is something inherent to our profession. We are obliged to offer the best possible adaptation to our clients’ needs and get better over time.
We do not want our clients to adapt to us. Hoteliers must do their job without having to worry about the details of the management tool they are using. This tool (PMS) must support them in their daily tasks; it must adapt itself to the business model that they have implemented.
Keeping constantly in touch with our clients also contributes to be aware of their needs. We listen to their doubts and suggestions, and this helps us know them and gradually train them in the field of hotel management.

What are the advantages of a correct adaptation of the PMS to your business model?

To conclude, it would be interesting to underline the main advantages obtained once the PMS has been adapted to a business.

1. Adapting the PMS to all areas concerning the hotel chain enables hoteliers to centralize their management and make decisions based on a general point of view, without being limited by the information of each separate department.
2. Significant cost reduction. This centralization and adaptation has proved effective and inexpensive. As the PMS suits the hotel’s needs, there is no need to dedicate its resources to adapt the business to the PMS.
3. Less management time for each task or process thanks to an efficient organization and planning derived from the use of a PMS adapted to the hotel chain.

To read previous chapters:
Chapter I. Where to host your PMS: on cloud technologies or on your server?
Chapter II. What’s your ideal PMS like?
Chapter III. What complementary software solutions are necessary to improve hotel managementLa idea de escribir este post surge de pensar en los diversos modelos de negocio implantados en cada establecimiento hotelero. Cada hotel cuenta con su propio modelo de negocio y como es lógico, debe encontrar la herramienta adecuada que le permita gestionar su establecimiento. Las preguntas que nos formulamos hoy son las siguientes:
¿Se adapta tu PMS Hotel a tu modelo de negocio? ¿O por el contrario, debes adaptarte tú y tu modelo de negocio al PMS?
A simple vista, parecen 2 preguntas un tanto redundantes pero considero que son importantes y merece la pena distinguir el significado de cada una de ellas. En este post trataremos de dar respuestas a las preguntas que acabamos de formular.

¿Se adapta tu PMS Hotel a tu modelo de negocio?

El sector hotelero es muy cambiante y las necesidades de hoy no son las mismas que las de ayer. Además, cada hotel es un mundo y es importante que la herramienta escogida para gestionarlo sea flexible y capaz de adaptarse a tu modelo de negocio.
Algunas cadenas hoteleras cuentan con varios hoteles de distinta categoría, tamaño o tipología. A pesar de estas diferencias, al hotelero le interesa tener implantada la misma herramienta de gestión para todos sus hoteles.
Por tanto, el hotelero debe conocer bien las características de sus hoteles y en base a éstas optar por un PMS u otro. Es importantes que el PMS escogido sea flexible y contemple todas las áreas de gestión que el hotel necesita. Por ejemplo, un PMS especializado solo en hoteles de ciudad no servirá a la cadena si ésta cuenta con otros hoteles de sol y playa.

 ¿O eres tú y tu modelo de negocio el que se adapta al PMS?

Existen hoteles que, por aversión al cambio, se resisten a analizar estos aspectos que planteamos hoy. No estudiar las posibilidades que ofrece el mercado y conformarse con el mismo PMS que llevan años usando, puede perjudicar a la gestión del hotel. Como hemos dicho antes, el mundo hotelero cambia día tras día y los que trabajamos en este sector debemos ser proactivos y ver venir esos cambios.
Algunos sistemas de gestión hotelera son muy rígidos y, por ejemplo, no permiten contemplar varias tarifas, crear tipos de habitación que se ajusten a la realidad del hotel, etc. Un sistema de gestión como es un PMS debe poder adaptarse a las necesidades de cada hotel, pudiendo parametrizar todas las funciones necesarias. De lo contrario, el PMS corre el riesgo de quedarse obsoleto y perder valor ante el hotelero.

¿Cómo podemos ver venir los cambios?

Está claro que ninguno de nosotros somos capaces de prever el futuro pero sí podemos mantenernos al día y actualizados con el fin de conocer lo que llamamos las tendencias.
En nuestra empresa se fomenta este continuo aprendizaje del sector y, por defecto profesional, estamos obligados a mantener nuestro producto core en una constante actualización, persiguiendo siempre la mejor adaptación a las necesidades de nuestros clientes, mejorando continuamente.
Nosotros no queremos que el cliente se adapte a nosotros. El hotelero debe hacer su trabajo sin preocuparse de los pormenores de la herramienta de gestión que utiliza. Esta herramienta (PMS) debe ayudar y apoyar el trabajo del hotelero y, por tanto, debe adaptarse a él y al modelo de negocio que estratégicamente tiene implantado en su empresa.
Estar constantemente en contacto con nuestros clientes también nos ayuda a conocer sus necesidades. Escuchar sus dudas y sus sugerencias nos permite también conocer al personal y, poco a poco, ir formándolo en materia de gestión hotelera.

 ¿Qué ventajas se obtienen de una correcta adaptación del PMS a tu modelo de negocio?

Ya para concluir, se van a resaltar las principales ventajas que se pueden obtener tras haber conseguido adaptar el PMS a tu negocio.

1. Adaptación del PMS a todas las áreas que incumben a la cadena hotelera. Esto permite al hotelero centralizar todas las áreas, pudiendo así tomar decisiones basadas desde un punto de vista general y no limitado por información departamental.
2. Reducción significativa en costes. Esta centralización y adaptación, resulta muy efectiva y económica. Al estar el PMS adaptado a las necesidades del hotel, el hotelero no debe designar recursos a adaptarse.
3. Menor tiempo de gestión en cada tarea o proceso. Se reducen los tiempos en cada tarea y proceso debido a la eficaz organización y planificación derivada de un PMS adaptado a la cadena hotelera.

Leer capítulos anteriores:
Capítulo 1. ¿Dónde alojar tu PMS: en la nube o en tu servidor?
Capítulo 2. ¿Cómo es tu PMS ideal?
Capítulo 3. ¿Qué complementos se necesitan para mejorar la gestión hotelera?