Capítulo 5. PMS Hotel: Proceso de implementación de un software de gestión hotelera

Last week, we mentioned the importance of choosing a good Hotel Software, capable of satisfying the implicit management needs of a hotel establishment. Once hoteliers have decided on the best software possible for the management of their business, it often happens that they are not sure of when and how the software is going to be implemented.
Being as close as possible to the client and keeping a dialogue going is essential to carry out implementation effectively. Below, the way we do it at Winhotel.

What makes an effective implementation of Hotel Software? 

At Winhotel, we know that the secret to achieving an ideal implementation lies in a careful planning of the process; the company responsible for implementing the software must be very organized and, at the same time, be able to adapt to the establishment. In our case, this planning is divided into four steps:

1. Data gathering. This step consists in an accurate data gathering about the hotel’s structure (characteristics of the hotel establishment, rooms, board types…). This is essential before going into the next step, in which an expert from our team will adapt our PMS to the needs of the hotel.
2. Installation and initial setup. Once data have been gathered, the program can start to be configured to fully adapt to the characteristics of the hotel. The data are used to parameterize the management tool and then it is ready for use.
3. Training. The user needs all the information necessary for the correct use of the parameterized tool. We almost always perform this task in the same place where the software is going to be implemented. This way, future users can be cleared any doubt at the very moment when they are expressed. That is the reason why the dialogue between the user and the installing company is very important.
4. Monitoring after the implementation process. After any implementation process, it is important to carry out a monitoring process in order to adjust certain parameters that perhaps were not taken into account at the beginning. The monitoring of the different processes is essential to fully complete the implementation.

To read previous chapters:
Chapter I. Where to host your Hotel Software: on cloud technologies or on your server?
Chapter II. What’s your ideal PMS like?
Chapter III. What complementary software solutions are necessary to improve hotel management
Chapter IV. Do you adapt to it or does it adapt to you?La semana pasada, comentábamos la importancia de elegir un buen software de gestión hotelera capaz de adaptarse a las necesidades implícitas en la gestión de un establecimiento hotelero. Es muy frecuente que una vez que el hotelero ya se ha decidido por un buen software para gestionar su hotel, dude con las formas y plazos de la implementación del mismo.
Para llevar a cabo una buena implementación es muy importante estar cerca del cliente durante todo el proceso y mantener un diálogo constante. A continuación, os explicaremos cómo lo hacemos nosotros.

¿En qué consiste una buena implementación del Software de Gestión Hotelera?

En Winhotel tenemos muy claro que el secreto para lograr una implementación ideal consiste en planificar el proceso, de forma que la empresa implementadora se organice y adapte al establecimiento hotelero que quiera ser implementado.
En nuestro caso, esta planificación para la puesta en marcha del sistema de gestión, se divide en 4 pasos:

1. Recopilación de datos. Este primer paso consiste en recopilar todos los datos necesarios y relativos a la estructura del hotel (características del establecimiento hotelero, de las habitaciones, regímenes de alojamiento, etc.). Esta primera etapa es esencial para poder pasar a la etapa siguiente dónde un técnico de nuestro equipo adaptará el software de gestión hotelera a las necesidades del hotel.
2. Parametrización inicial. Una vez se han recopilado todos los datos necesarios, se podrá empezar a configurar el programa para que se adapte perfectamente a las características del hotel. Una vez que se hayan parametrizado los datos, la herramienta queda a punto para que el usuario pueda empezar a utilizarla.
3. Capacitación. Para que el usuario pueda empezar a hacer uso de la herramienta ya parametrizada, deberá recibir formación. En nuestro caso, esta parte se realiza casi siempre de forma presencial ya que consideramos que el usuario debe poder preguntar y aclarar cualquier duda en el mismo momento que eso ocurra. De ahí, la importancia que comentábamos anteriormente de que siempre exista un diálogo entre el usuario y la empresa implementadora.
4. Seguimiento posterior a la implementación. Tras cualquier tipo de implementación es importante llevar un seguimiento con el fin de readaptar ciertos parámetros que quizás en un principio no se habían tomado en cuenta. La monitorización de los procesos resulta esencial para completar íntegramente la implementación.

Leer capítulos anteriores:
Capítulo 1. ¿Dónde alojar el software de gestión hotelera: en la nube o en tu servidor?
Capítulo 2. ¿Cómo es tu software de gestión hotelera ideal?
Capítulo 3. ¿Qué complementos se necesitan para mejorar la gestión hotelera?
Capítulo 4. ¿Se adapta o te adaptas?