Capítulo 6. Personalización del PMS Hotel

As mentioned in previous chapters, the PMS must be flexible enough to adapt to the hotels’ needs and characteristics. 
In this post we are going to differentiate three levels of customization of the PMS. These levels are meant to reflect the importance of having a flexible PMS, adapting software to suit the needs of a hotel establishment. The first level is a general one: it consists in gathering important data on the hotel establishment and its subsequent parameterization. The second one is focused on how the final user wants to use the program. Finally, the third level refers to the different complements that can be used with our hotel software.Como venimos diciendo en capítulos anteriores, es muy importante que el PMS sea suficientemente flexible para adaptarse a las características y necesidades del establecimiento hotelero.
En este post vamos a distinguir 3 niveles de personalización del PMS. Estos niveles pretenden reflejar la importancia de que un PMS  sea flexible y sea capaz de amoldarse a las características de un establecimiento hotelero.
Se va a explicar un primer nivel de personalización muy general, consistente en la recopilación de los datos determinantes del establecimiento hotelero y su posterior parametrización. El segundo nivel, se enfoca a cómo quiere el usuario utilizar el programa. Finalmente, se va a explicar un tercer nivel que hace referencia a los complementos que puede contemplar un software de un hotel.

Personalización general del PMS Hotel: la estructura.

Este tipo de personalización hace referencia al  proceso inicial de implementación del PMS que consiste en recopilar todos los datos necesarios y relativos a la estructura del hotel (características del establecimiento hotelero, de las habitaciones, regímenes de alojamiento, etc.). Una vez recopilados, se procederá a la parametrización que consistirá en adaptar, de forma general, los aspectos más relevantes del establecimiento para que puedan ser gestionados desde el PMS.

Personalización concreta o al detalle: el usuario.

Hay usuarios que quieren una serie de personalizaciones especiales ya sea para gestionar sus cupos, asignar diversas modalidades de tarifas o aplicar descuentos especiales a las tarifas previamente asignadas.
– Cupos. Normalmente los hoteles, reparten sus cupos en 3 canales: TTOO y agencias de viajes, webs y canal propio de reservas.
– Tarifas. Siguiendo la planificación establecida por el hotelero, éste tendrá que fijar tarifas para todo el año. Como norma general, cuanto más grande sea la cadena hotelera, más estandarizadas serán las tarifas.
– Descuentos especiales. Estos descuentos actúan como una herramienta de revenue. El usuario (hotelero) podrá modificar el valor fijado para una tarifa, aplicando descuentos especiales. Algunos de los descuentos aplicados podrán ser por larga estancia, por corta estancia, por reservas anticipadas, por cliente fidelizado, etc.

Personalización complementaria: las integraciones.

De forma adicional, existen diversas soluciones complementarias al PMS que pueden ser integradas con el mismo. No vamos a explicar en qué consisten cada una de estas integraciones ya que, hace unas semanas, publicamos un post explicando cuáles son estas soluciones y en qué áreas se incluyen. Además, tenemos programada, para más adelante, una sección exclusiva para exponer el tipo de integraciones que pueden complementar un programa de gestión hotelera.
Leer capítulos anteriores:
Capítulo 1. ¿Dónde alojar tu PMS: en la nube o en tu servidor?
Capítulo 2. ¿Cómo es tu PMS ideal?
Capítulo 3. ¿Qué complementos se necesitan para mejorar la gestión hotelera?
Capítulo 4. ¿Se adapta o te adaptas?
Capítulo 5. Proceso de implementación de un software de gestión de hoteles

General customization: the structure

This kind of customization refers to the initial process of implementation of the PMS. It consists in gathering and parameterizing information about the hotel structure (characteristics of the establishment, rooms, board types…). The most relevant aspects of a given establishment are adapted so that they can be managed from the PMS.

Detailed Hotel PMS customization: the user

Some users need special customizations to adjust room allotments, tariffs or special discounts applied to certain tariffs.
– Allotments. Usually, hotels distribute their room allotments through three different channels: OTAs and traditional travel agencies, websites and their own booking channel.
– Tariffs. Hotels must fix their rates for a whole year. Usually, the larger the hotel chain is, the more standardized the tariffs will be.
– Special discounts. It works as a revenue management tool. The hotelier can modify the rates fixed for a given tariff, applying special discounts for long or short stays; advance bookings; loyal customers…

Complementary customization: integrations.

In addition, there are several complementary solutions for the PMS which can be easily integrated. Some weeks ago, we published a post explaining all those solutions. Besides, we are going to start a section exclusively dealing with the different types of integrations that can add to a hotel management program.

To read previous chapters:
Chapter I. Where to host your PMS: on cloud technologies or on your server?
Chapter II. What’s your ideal PMS like?
Chapter III. What complementary software solutions are necessary to improve hotel management
Chapter IV. Do you adapt to it or does it adapt to you?
Chapter V. The process of implementation of a hotel software