After eight chapters deeply analyzing hotel management issues, we can reach the conclusion that we need to take a number of factors into account before choosing a PMS. After all, hotel management software is nothing other than a tool used by hotel workers and administrators to manage one or several hotel establishments, so it must fulfill a series of requirements which have already been explained throughout this section.
The functions included in a PMS are one of the most important aspects to be taken into account. These can be arranged either through preset modules or through integrations that will make the program more comprehensive.
It is also important to think about the place where the program is going to be hosted. Today, the majority of these programs can be hosted in the hotel’s own server through a license or in the cloud (SaaS). The differences between the two have been thoroughly explained in chapter 1.
There are a lot of aspects that we must take into account before choosing a PMS over another but, today, I’d like to focus on usability applied to hotel management software (Hotel PMS). Last week, I wrote a post about web usability. Today, I will apply the same concept to the PMS, emphasizing the importance of having a powerful and easy-to-use tool for the hotel workers.
For a PMS to be usable, it must be intuitive, practical and easy to use. Due to the high turnover of staff in hotel establishments, especially in seasonal establishments, the way the program is operated must also be easy to learn. What does this mean? The best possible arrangement is the one that allows users to visualize the current state of rooms, being able to change it by adding or removing bookings from the same screen.
We must not forget the design of the management tool; it has to be attractive for users. The design of the PMS must follow some basic rules provided by colour theory and emotional marketing. For example, it is not advisable to use too warm colours, as they might have an aggressive effect.
It is an interesting idea that the PMS provider keeps constantly training users so that they know all the advantages offered by the program, along with any new features and updates. Training does not necessarily have to be done in the traditional way; explanatory videos are one of the best training methods. Nevertheless, if the PMS is really usable, no explanation besides the purely functional one will be needed. Users can do the rest on their own, without any further instructions.
In short, it is about simplifying work. To achieve this goal, a number of behaviour studies must be carried out and tested so that the program fully adapts to the needs of users.
To read previous chapters:
Chapter I. Where to host your PMS: on cloud technologies or on your server?
Chapter II. What’s your ideal PMS like?
Chapter III. What complementary software solutions are necessary to improve hotel management
Chapter IV. Do you adapt to it or does it adapt to you?
Chapter V. The process of implementation of a hotel software
Chapter VI. Customization of the PMS
Chapter VII. Hotel software: City hotels vs. sun and beach hotels
Chapter VIII. Decision-marking process when buying a hotel management systemTras 8 capítulos dedicados a profundizar sobre la gestión hotelera, ya se puede concluir que a la hora de optar por un PMS u otro hay que tener en cuenta muchos factores.
Después de todo, un software de gestión hotelera no es más que una herramienta a utilizar por los trabajadores y por la dirección de un hotel para gestionar uno o varios establecimientos hoteleros. Por tanto, entendemos que el PMS deberá cumplir con una serie de requisitos que ya hemos ido explicando a lo largo de esta sección.
Será importante tener en cuenta qué funciones abarca el programa, ya sea mediante módulos preestablecidos o a través de integraciones que pueden hacer el programa más completo.
También se deberá tener en cuenta dónde alojar el programa. Hoy en día, y como ya se explicó en el capítulo 1, la mayoría de este tipo de programas se pueden alojar en servidores propios del hotel y mediante una licencia o bien se puede alojar en la nube (SaaS). En el capítulo 1 se explican las diferencias entre ambas modalidades.
Existen muchos más factores a tener en cuenta pero hoy quiero centrarme en uno en concreto: la usabilidad aplicada al software de gestión de un hotel (PMS Hotel). La semana pasada, escribí un post relativo a la usabilidad web. Hoy, aplicaré el concepto de usabilidad al PMS, resaltando la importancia de que el personal de un hotel cuente con una herramienta potente y fácil de manejar.
Para que un PMS sea usable, deberá ser intuitivo, práctico y de sencillo manejo. Recordemos que también deberá ser de fácil aprendizaje debido a la alta rotación de personal que hay en un hotel, sobre todo si se trata de un establecimiento hotelero de temporada.
Será interesante que la empresa proveedora de PMS ofrezca una formación constante y continua a sus usuarios para que éstos conozcan todas las ventajas del programa y las novedades que vayan saliendo. Es importante mantener actualizado el programa de gestión así como también conviene que el usuario esté al día de las novedades en materia. La formación no solo tiene porque darse de forma tradicional. Una de las maneras de formar al usuario es aportando vídeos explicativos, aunque si realmente el PMS es usable, no hará falta más explicación que la puramente funcional. Lo demás, el usuario podrá hacerlo sin ningún tipo de instrucciones.
El diseño de la herramienta de gestión tendrá que ser agradable a los ojos del usuario. Para ello, se recomienda no usar colores demasiado cálidos ya que pueden resultar agresivos a la hora de trabajar. Si nos fijamos en la teoría del color y en las ideas que nos transmite el marketing emocional, nos encontramos con algunas reglas básicas que no debemos perder de vista.
Cuando hablamos de que el programa para gestionar un hotel debe ser intuitivo, significa que debe ser funcional y que debe poderse utilizar mediante la mera intuición del usuario. Lo ideal es que desde una misma pantalla se pueda acceder a la visualización del estado actual de las habitaciones, pudiendo también cambiar el estado de las mismas, agregando o quitando reservas.
En definitiva y ya para terminar, se trata de facilitar el trabajo a los usuarios y para ello hay que realizar diversos estudios de comportamiento e ir probando con el fin de ajustarse al máximo a las necesidades del usuario.
Leer capítulos anteriores:
Capítulo 1. ¿Dónde alojar tu PMS: en la nube o en tu servidor?
Capítulo 2. ¿Cómo es tu PMS ideal?
Capítulo 3. ¿Qué complementos se necesitan para mejorar la gestión hotelera?
Capítulo 4. ¿Se adapta o te adaptas?
Capítulo 5. Proceso de implementación de un software de gestión de hoteles
Capítulo 6. Personalización del PMS
Capítulo 7. Software de gestión hotelera: ciudad vs. sol y playa
Capítulo 8. Decisión de compra de un software de gestión hotelera
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Imagen: infocux Technologies
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