In this penultimate chapter of the section devoted to hotel management software (PMS) I’m going to deal with some aspects that must be kept in mind when the hotel management system is going to be implemented in different countries.
Each country is very different from another; any management program should take this into account. We are next going to present and explain a series of relevant factors.
Cultural distance
The very first aspect to consider, strange as it may sound, is culture. Any company developing this kind of management software needs to be aware of the way their future clients work. These programs are often developed following scalable business models, and this makes the internationalization of products easy. Nevertheless, I think that it is worth observing and knowing the different ways in which our future clients work and, this way, measure the cultural distance existing between the provider’s country and the countries where the management program is going to be implemented.
Language and currency
Secondly, we need to look upon language and currency. A PMS must include a number of given currencies and languages if it is designed to operate on a global basis. It would be interesting to convert prices and income automatically from local currency to any other currency or support operations with several currencies at the same time.
Regarding language, it is better if the client can decide and select the working language of the hotel management software. Therefore, a hotel software provider must include all the languages used in those places where the software is going to be implemented.
If we are in an international environment, where mutual understanding is the key to being competitive, companies must overcome a series of cultural and linguistic barriers. In order to start a business in any country and successfully expand worldwide, both technical and commercial contents must adapt to any country.
Current laws and regulations
Finally, the third relevant element to be considered is the legislation of each country. In our business, the most relevant fields will be related to current regulations on taxes, e-billing and mandatory service charges and tips included in the bill.
It is important to keep in mind electronic billing regulations, as there are differences depending on the country we are in. Below, we share an explanatory chart including some of the countries in which Winhotel is currently present. Different solutions have been developed for each country with the aim of reducing these differences.
The important thing is not the fact that these solutions have been developed but the fact that the PMS is flexible enough to cover them and adapt to each specific case in a simple and practical manner.
It is important to mention that in some countries, like Chile, the government requires a special formatting and layout for bills. This is another aspect not to be overlooked. Another extremely important aspect is the tax model of each country. A PMS must consider these differences and adapt to them easily.
To read previous chapters:
Chapter I. Where to host your PMS: on cloud technologies or on your server?
Chapter II. What’s your ideal PMS like?
Chapter III. What complementary software solutions are necessary to improve hotel management
Chapter IV. Do you adapt to it or does it adapt to you?
Chapter V. The process of implementation of a hotel software
Chapter VI. Customization of the PMS
Chapter VII. Hotel software: City hotels vs. sun and beach hotels
Chapter VIII. Decision-marking process when buying a hotel management system
Chapter IX. Usability applied to hotel management software.
Featured picture: Horia Varlan
Como penúltimo capítulo de esta sección que hemos dedicado a la temática de software de gestión hotelera (PMS), voy a hablar de las diversas consideraciones que debemos tener en cuenta según el país en el que se encuentre el hotel que pretenda instalar un sistema de gestión hotelera.
Cada país guarda un mundo de diferencias con otro y cualquier programa de gestión debería tomarlo en cuenta. A continuación se van a plasmar una serie de factores que se intentarán desarrollar con el fin de remarcar la relevancia que tienen.
Distancia cultural
El primer factor a considerar, aunque a la primera pueda sonar extraño, es la cultura. La empresa que se encargue de desarrollar este tipo de software de gestión debe conocer cómo funcionan sus futuros clientes. A menudo, el desarrollo de este tipo de programas, tienden a seguir modelos de negocio escalables. Este tipo de modelos permiten una cómoda internacionalización de los productos. Aún así y desde mi punto de vista, vale la pena observar y conocer, las formas de trabajar de los futuros clientes y medir así la distancia cultural entre el país del proveedor del programa de gestión y el país de los hoteles dónde se quiere implantar dicho programa.
Idioma y divisas
El segundo factor es el idioma y las divisas. Un PMS deberá admitir distintas divisas y contemplar diversos idiomas si quiere operar a nivel global. Será interesante pues que las tarifas e ingresos se puedan convertir de forma dinámica de la divisa local a cualquier otra divisa.
En cuanto al idioma, lo ideal es que el cliente pueda determinar y elegir, de forma automática, el idioma con el que quiere que se exprese el programa de gestión hotelera. Por tanto, un proveedor de software hotelero deberá considerar los idiomas que son utilizados en los países donde tenga presencia.
Si nos metemos en un entorno internacional, donde el entendimiento es un factor fundamental para ser competitivo, las empresas tienen que empezar a superar todo tipo de barreras culturales y lingüísticas para poder expandir con éxito sus actividades comerciales a escala mundial. Para ello y de cara a establecer negocios en cualquier país, es necesario adaptar los contenidos de su empresa, ya sean técnicos o comerciales.
Legislación y normativas
Finalmente, el tercer factor que debemos tomar en cuenta es la legislación por la que se rige cada país. Para mí, los campos más relevantes estarán relacionados con las normativas referentes a la facturación electrónica, a propinas estandarizadas y de obligada inclusión en facturas y/o tickets y a la fiscalidad.
Por una parte, conviene tener en cuenta la normativa relativa a facturación electrónica, ya que no es igual para todos los países. A continuación, compartimos una tabla explicando la situación de algunos de los países donde Winhotel está presente y que, por consiguiente, ha desarrollado soluciones encaminadas a paliar estas diferencias. No es tanta la importancia de que se hayan desarrollado estas soluciones comparado con la importancia de que un PMS sea lo suficientemente flexible para poder abarcar estas diferencias y adaptarse a cada caso de forma sencilla y práctica.
Cabe destacar que también existen países, como es el caso de Chile, donde el Gobierno exige e impone un formato especial para la presentación de facturas. Ese es otro aspecto a tomar en cuenta y que no conviene ignorar.
No hay que olvidar que otro factor que se debe contemplar es el modelo fiscal que tiene y mantiene cada país. El régimen fiscal es distinto para cada país. Un PMS debe poder afrontar estas diferencias y adaptarse de forma cómoda y flexible a las mismas.
Leer capítulos anteriores:
Leer capítulos anteriores:
Capítulo 1. ¿Dónde alojar tu PMS: en la nube o en tu servidor?
Capítulo 2. ¿Cómo es tu PMS ideal?
Capítulo 3. ¿Qué complementos se necesitan para mejorar la gestión hotelera?
Capítulo 4. ¿Se adapta o te adaptas?
Capítulo 5. Proceso de implementación de un software de gestión de hoteles
Capítulo 6. Personalización del PMS
Capítulo 7. Software de gestión hotelera: ciudad vs. sol y playa
Capítulo 8. Decisión de compra de un software de gestión hotelera
Capítulo 9. Usabilidad aplicada a un software de gestión hotelera
Imagen destacada: Horia Varlan
0 Comments