A few weeks ago we opened this section in which we have been dealing with hotel management software (Hotel PMS)and its environment. To finish it, we are going to recap all chapters published up to now, summarizing the most relevant ideas of each one in a few lines.
Chapter I. Where to host your PMS: on cloud technologies or on your server?
One of the first decisions that any hotelier must make about a hotel’s management program is whether to host it on the cloud or on its own server. Hosting the PMS on the cloud implies a series of advantages such as cost, possibilities of customization, connectivity with other applications, data location, scheduled maintenance and access from any device at any time.
On the other hand, hosting hotel management software on the hotel servers is convenient if the hotelier does not want to outsource the hotel’s management. Given that all data generated by or in the PMS are hosted in the same server, protection and security are guaranteed.
Chapter II. What’s your ideal PMS like?
Some modules are a “must” in a hotel management program. These are booking management, tariffs and rates management, front desk, billing and collection processes and reporting.
Chapter III. What complementary software solutions are necessary to improve hotel management?
The best complements for a more efficient hotel management must be included in some of the following areas: billing, collections, documents, presence, clients, e-commerce and pay-per-consume.
Chapter IV. Do you adapt to it or does it adapt to you?
The hotel business sector is extremely changing and unpredictable; the needs that hotels have today are not the same they had yesterday. Besides, each hotel is a different world and the tool chosen for its management must be flexible and capable of adapting to the business model implemented.
Chapter V. The process of implementation of a hotel software
An effective implementation must follow four steps.
- Data gathering. This step consists in an accurate data gathering about the hotel’s structure (characteristics of the hotel establishment, rooms, board types…). This is essential before going into the next step, in which an expert from our team will adapt our PMS to the needs of the hotel.
- Installation and initial setup. Once data have been gathered, the program can start to be configured to fully adapt to the characteristics of the hotel. The data are used to parameterize the management tool and then it is ready for use.
- Training. The user needs all the information necessary for the correct use of the parameterized tool. We almost always perform this task in the same place where the software is going to be implemented. This way, future users can be cleared any doubt at the very moment when they are expressed. That is the reason why the dialogue between the user and the installing company is very important.
- Monitoring after the implementation process. After any implementation process, it is important to carry out a monitoring process in order to adjust certain parameters that perhaps were not taken into account at the beginning. The monitoring of the different processes is essential to fully complete the implementation.
Chapter VI. Customization of the PMS
In this chapter, the different customization levels are explained. The first level is a general one: it consists in gathering important data about the hotel establishment and its subsequent parameterization. The second one is focused on how the final user wants to use the program. Finally, the third level refers to the different complements that can be used with hotel software.
Chapter VII. Hotel software: City hotels vs. sun and beach hotels
There are some aspects that must be taken into account when managing a hotel besides the characteristics mentioned in the previous chapter. It is not the same to manage a city hotel than a sun and beach hotel and, consequently, the management software chosen must contemplate both scenarios.
Chapter VIII. Decision-making process when buying a hotel management system
Any company must follow a carefully planned and solid strategy when putting into practice a marketing plan. This requires some previous study: obviously, it is necessary to deeply know the products we are offering, the market and the client’s environment. In this chapter, the process of decision making when buying a PMS is thoroughly analyzed.
Chapter IX. Usability applied to hotel management software
This section covers the concept of PMS usability, underlining the importance of having a powerful and, at the same time, easy to use tool.
Chapter X. Is your hotel management software flexible enough?
This chapter is devoted to the most relevant aspects that must be kept in mind when the hotel management system is going to be implemented in other countries. It is extremely important that the management program takes into account the great gaps existing among different countries.
With this summary, we close this section to start working on the next one. What is it going to be about? You will find out next week.Hoy terminamos con la sección que llevamos semanas desarrollando en torno a aspectos relativos a un software de hotel (Hotel PMS) y su entorno. A continuación y para finalizar con este apartado, vamos a recordar todos los capítulos escritos hasta ahora y resumiremos en 3 líneas el contenido más relevante.
Capítulo 1. ¿Dónde alojar tu PMS: en la nube o en tu servidor?
Una de las primeras decisiones que debe tomar el hotelero respecto a su programa de gestión es si alojar el PMS en la nube o bien en su servidor.
Alojar el PMS en la nube implica ventajas relativas al precio, la posibilidad de personalización, conectividad con aplicaciones de tu empresa, ubicación de los datos y el calendario de mantenimiento programado y acceso desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
En cambio, la principal característica derivada de alojar el software de gestión hotelera en servidores propios reside en que los datos generados día a día por o en el PMS quedan alojados en el mismo servidor del hotel. Se trata de un modelo de negocio idóneo para todos aquellos que no quieren externalizar la gestión de sus datos, su protección y su seguridad.
Capítulo 2. ¿Cómo es tu PMS ideal?
Hay una serie de módulos que no pueden faltar en un programa destinado a gestionar un hotel. Estos módulos son: gestión de reservas, gestión de tarifas, recepción, facturación y cobros y reporting.
Capítulo 3. ¿Qué complementos se necesitan para mejorar la gestión hotelera?
Los complementos a considerar para mejorar la gestión hotelera deben incluirse en algunas de las siguientes áreas: pagos, documentación, presencia, facturación, clientes, e-commerce y pay per consume.
Capítulo 4. ¿Se adapta o te adaptas?
El sector hotelero es muy cambiante y las necesidades de hoy no son las mismas que las de ayer. Además, cada hotel es un mundo y es importante que la herramienta escogida para gestionarlo sea flexible y capaz de adaptarse a tu modelo de negocio.
Capítulo 5. Proceso de implementación de un software de gestión de hoteles
Una buena implementación se compone de 4 pasos a seguir:
- Recopilación de datos. Este primer paso consiste en recopilar todos los datos necesarios y relativos a la estructura del hotel (características del establecimiento hotelero, de las habitaciones, regímenes de alojamiento, etc.). Esta primera etapa es esencial para poder pasar a la etapa siguiente dónde un técnico de nuestro equipo adaptará el PMS a las necesidades del hotel.
- Parametrización inicial. Una vez se han recopilado todos los datos necesarios, se podrá empezar a configurar el programa para que se adapte perfectamente a las características del hotel. Una vez que se hayan parametrizado los datos, la herramienta queda a punto para que el usuario pueda empezar a utilizarla.
- Capacitación. Para que el usuario pueda empezar a hacer uso de la herramienta ya parametrizada, deberá recibir formación. En nuestro caso, esta parte se realiza casi siempre de forma presencial ya que consideramos que el usuario debe poder preguntar y aclarar cualquier duda en el mismo momento que eso ocurra. De ahí, la importancia que comentábamos anteriormente de que siempre exista un diálogo entre el usuario y la empresa implementadora.
- Seguimiento posterior a la implementación. Tras cualquier tipo de implementación es importante llevar un seguimiento con el fin de readaptar ciertos parámetros que quizás en un principio no se habían tomado en cuenta. La monitorización de los procesos resulta esencial para completar íntegramente la implementación.
Capítulo 6. Personalización del PMS
En este capítulo se explican los diversos niveles de personalización. El primer nivel, muy general, consiste en la recopilación de los datos determinantes del establecimiento hotelero y su posterior parametrización. El segundo nivel, se enfoca a cómo quiere el usuario utilizar el programa. Finalmente, se va a explicar un tercer nivel que hace referencia a los complementos que puede contemplar un software de un hotel.
Capítulo 7. Software de gestión hotelera: ciudad vs. sol y playa
A pesar de las características generales de un establecimiento hotelero contempladas en el capítulo anterior, también existen otro tipo de aspectos a tener en cuenta a la hora de gestionar un hotel mediante un software de gestión hotelera. No será lo mismo gestionar un hotel de ciudad que uno de sol y playa. Por tanto, el software de gestión hotelera por el que se opte, deberá contemplar ambos escenarios.
Capítulo 8. Decisión de compra de un software de gestión hotelera
Cualquier acción comercial que realice una empresa debe ir ligada a una estrategia planteada anteriormente. Este tipo de acciones, requieren cierto estudio previo. Está claro que se debe conocer el producto, el mercado y el entorno del cliente a quién le pretendamos enseñar nuestra oferta. En este capítulo se analiza el proceso de decisión de compra de un PMS.
Capítulo 9. Usabilidad aplicada a un software de gestión hotelera
En este apartado, se aplica el concepto de usabilidad a un PMS, resaltando la importancia de que el personal de un hotel cuente con una herramienta potente y fácil de manejar.
Capítulo 10. ¿Es flexible tu software de gestión hotelera?
Como penúltimo capítulo de esta sección, se hablará de las diversas consideraciones que debemos tener en cuenta según el país en el que se encuentre el hotel que pretenda instalar un sistema de gestión hotelera.
Cada país guarda un mundo de diferencias con otro y cualquier programa de gestión debería tomarlo en cuenta. En este capítulo se van a plasmar una serie de factores que se intentarán desarrollar con el fin de remarcar la relevancia que tienen.
Y con este recordatorio, terminamos esta sección y empezamos a trabajar en la siguiente. La semana que viene descubriréis la nueva temática tratar.
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