¿Cómo hacer una newsletter?

Today, we are going to explain a simple way to create a newsletter for free. There are many different tools to design and send newsletters to clients. My favourite, the one which best suits all my needs, is MailChimp.
Creating and managing your own newsletters offers many advantages. Let’s imagine a hotel wanting to keep contact with clients and inform them about the latest offers, or just focused on promoting the establishment. Having dynamic templates to produce the most convenient design for every user can be really helpful.

What to do and how to do it for improve the hotel marketing strategy?

With this tool, we can easily import our database in order to design, quickly and intuitively, different newsletters. Below, some simple steps to follow:
STEP 1. Register. The first thing to do is register on MailChimp.com by introducing an e-mail address, a user name and a password. Your e-mail address needs to be verified through your e-mail administrator.
 

STEP 2. Database. Depending on the CRM used by the hotel, a list of selected clients can be exported. The best thing to do is export this list to an Excel spreadsheet divided into three columns: e-mail address, name and surname. It is important to keep this order so that data are imported correctly.
STEP 3. Import data. Once the Excel spreadsheet has been completed, and all the details are correctly positioned, we can import data. It is as simple as selecting, copying and pasting the Excel table into the space provided by MailChimp. We click on the “import” button and data will be uploaded in a matter of seconds.


STEP 4. Configuration of lists. When the upload has been completed we can edit contacts, modifying e-mail address, name and surname if necessary.
STEP 5. Create a new campaign. In order to create a new campaign, we must click on the section devoted to campaigns.
STEP 6. Choosing a template for the newsletter. Different templates can be chosen depending on the aim of the campaign. Thanks to the Drag & Drop Editor, the template can be designed at will.
STEP 7. Designing a template for the newsletter. From this template, we can gradually upload images or add text boxes (if we need more than the ones available by default) and start typing or pasting our text. In the next steps, we can start shaping the content we have edited or uploaded.

STEP 8. Edit content and define format. In this section, we can edit and shape the content we want to include. It is not only about text; also images, videos and background can be edited and reordered.
This is very easy to do by just using common sense. The layout and the style can be edited for every section of the newsletter. At this point, it is important to check the design of the newsletter on a mobile device; today, many users check their e-mail on their smartphones or other devices.
 


STEP 9. Test, preview and send. Finally, MailChimp offers the possibility of testing campaigns. We can send our newsletter to any e-mail of our choice to check whether design, images and content are right or not. Then we can schedule the automatic delivery of the newsletter or send it straight away.
 

STEP 10. Reports. Finally, it is worth stressing the multiple reporting functions provided by MailChimp. All data following the delivery of the newsletter are extremely valuable, as their analysis makes possible to monitor the campaign in a detailed manner.
Below, you will find some comments on the most relevant aspects of this section:
The first thing we see when clicking Reports is a general overview of the campaign. Here, we can track the number of clients who have opened the newsletter. We can also see, in a general or disaggregated manner, who clicked what.

Besides, we can also find out how many people have unsubscribed from our list. All these details are really interesting and relevant for future marketing decision-making.  We can also get the number of newsletters opened by country as well as a map showing which countries have proved the most receptive.

There are a few more features:

– Number and percentage of successful deliveries.
– Bounce rate.
– Total number of times that the newsletter has been opened (open rate).
– Last date in which the newsletter was opened.

   
 – Single clicks opened.
– List of people who clicked.
– Total clicks.
– Last click.

Featured Image:  Rene Venturoso

Hoy vamos a ver cómo podemos mejorar nuestra estrategia de marketing hotelero y hacer una newsletter de forma sencilla y gratuita. Existen muchas herramientas para diseñar y enviar newsletter a nuestros clientes. Yo he optado por explicar la que más me gusta a mí y la que más se acerca a cubrir mis necesidades: Mailchimp.
Que uno mismo pueda diseñar y gestionar sus propias newsletters supone grandes ventajas. Imaginemos un hotel que quiere mantener el contacto con sus clientes e ir informándoles de las ofertas que van saliendo o simplemente promocionando su establecimiento. Para estos casos, poder contar con plantillas dinámicas y abiertas al diseño que a cada usuario le convenga, resulta de gran ayuda.

¿Qué podemos hacer y cómo podemos hacerlo para mejorar nuestra estrategia de marketing hotelero?

Con esta herramienta podremos importar fácilmente nuestra base de datos y diseñar, de forma rápida e intuitiva, diversas newsletters.  A continuación, se irá explicando la forma de hacerlo mediante sencillos pasos.
PASO 1. Registro
Lo primero que debemos hacer es registrarnos en la página web de Mailchimp. Introduciendo nuestro mail, un nombre de usuario y una contraseña será suficiente. Solo deberemos verificar nuestra cuenta mediante nuestro administrador de correo.

PASO 2. Base de datos
Según el CRM que utilice el hotel, podrá exportar una lista de clientes previamente seleccionada y filtrada. Lo ideal es exportar esta lista a una hoja de Excel dividida en 3 columnas: mail, nombre y apellido. Es importante que sea este orden y no otro para que los datos se importen de forma correcta.
PASO 3. Importar datos
Una vez tengamos la tabla de Excel completa y con los datos correctamente colocados, podremos proceder a la importación de los datos seleccionados.
Es tan sencillo como seleccionar la tabla desde el Excel (copiarla) y pegarla justo en el espacio que nos da Mailchimp. Pulsamos el botón de “importar” y los datos se irán subiendo en cuestión de segundos.

PASO 4. Configuración de listas
Cuando la lista se haya subido por completo, se podrán editar los contactos si así lo desea. Se podrá modificar la dirección de correo electrónico, el nombre y los apellidos.
PASO 5. Crear nueva campaña
Para crear una nueva campaña, debemos abandonar la sección de listas de contactos para introducirnos de pleno en la sección de campañas.
PASO 6. Elegir plantilla de la newsletter
Se podrá elegir el tipo de plantilla que mejor se adecue a la campaña que quiera hacer el hotel. En este caso, seleccionaremos la opción de Drag & Drop Editor que nos permitirá diseñar la plantilla a nuestro antojo.
PASO 7. Diseñar la plantilla de la newsletter.
A partir de esta plantilla, podremos ir subiendo las imágenes que queramos utilizar, así como añadir cuadros de texto si necesitamos más de los que vienen por defecto. Podremos también empezar a introducir el texto que deseemos. En los siguientes pasos ya pasaremos a darle forma al contenido que hayamos editado o subido.

PASO 8. Editar el contenido y definir formato.
En este apartado, podremos editar y dar forma al contenido que queramos incluir.
No solo hablamos de texto, también podemos editar las imágenes, los videos y la forma que queramos que tenga el contenido deseado.
Todas estas funciones podemos llevarlas a cabo de forma muy sencilla y usando el sentido común.
Podremos editar el formato y el estilo  de las diversas partes en las que se divide la newsletter.
Es importante en este apartado contemplar cómo se ve la newsletter en un dispositivo móvil ya que, hoy en día, son muchos los usuarios que consultan su correo mediante algún tipo de dispositivo móvil o smartphone.

PASO 9. Test, vista previa y enviar
Finalmente, Mailchimp nos permite realizar una prueba de test. Ahí podremos enviar la newsletter a modo de prueba a la dirección que nosotros deseemos.
Una vez comprobado que todo está correcto (diseño, imágenes, contenido), podremos proceder a programar el envío de la newsletter para la fecha que queramos.
También podremos enviarla en el mismo momento si así lo deseamos.

PASO 10. Reporting
Para terminar, cabe destacar las múltiples funciones de reporting que provee esta herramienta.
Los datos posteriores al envío de la newsletter que proporciona esta herramienta, considero que son de elevado valor. El análisis de estos datos permite llevar a cabo un seguimiento específico y detallado de la campaña.
A continuación, se explican algunos aspectos relevantes de la parte perteneciente a reporting.
Lo primero que vemos cuando entramos en la parte de reportes, es una visión general (overview) sobre la campaña.
En esta primera impresión, podremos saber cuántos clientes han abierto la newsletter y cuáles no. Podremos observar, de forma general o desglosada, cuántos clicks se han hecho y quién los ha hecho.
Por otra parte, también podremos saber cuánta gente se ha dado de baja de la suscripción de la newsletter.

Todos estos datos son más que interesantes y relevantes a la hora de tomar decisiones en el ámbito comercial.
Otro beneficio es el de poder obtener el número de newsletters abiertas por países. La herramienta nos facilita un mapa donde se ven los países que se han mostrado más receptivos.

Finalmente, podremos averiguar algunos datos más:

– Número y porcentaje de entregas exitosas.
– Porcentaje de rebote obtenido (bounced).
– Número total de veces que se abierto la newsletter.
    – Última fecha en la que se abrió la newsletter.

   
– Clicks únicos abiertos.
 – Lista de personas que han hecho click.
– Total de clicks.
– Último click

 Imagen destacada:  Rene Venturoso