As we did last week, we are going to talk about booking engines, the focus today being on the importance of the integration of the booking engine with the hotel management system.
Visual aspects are one of the first things to consider. We know how important both the online and the offline image of any company are nowadays, particularly if the company provides services, as it happens with hotels.
This is why any application or tool integrated into the website must be in line with it. From the very first moment in which clients access the website to the moment in which the booking is complete, they must perceive a coherent whole: the same visual design, the same identity and, at all times, the essence of our hotel. Therefore, despite the fact that the booking engine is the last step in the booking process, it can’t be visually different from the hotel’s website; it might be detrimental to the hotel company.
The booking engine shouldn’t reflect aspects distant from the hotel’s reality; the images and the information shown on both the booking engine and the hotel’s website must be truthful. Few things make clients more annoyed than buying a product or service which does not coincide with the description or conditions specified.
There are also other aspects, more technical, to be kept in mind by the person in charge of managing this tool. The list below includes some must-have features:
- An online booking engine must allow users to check availability, make the reservation, pay online and get a confirmation e-mail.
- The reservation process should be completed from the hotel’s own website.
- Online inventory management.
- Online rates management.
- Multi-language description of services.
- Possibility of changing the site’s layout (colors, etc.).
- Possibility of including pictures of the rooms and other facilities.
- Access and check bookings and confirmed guests.
- Statistical analyses report. Some of the indicators that should be available are the following: occupancy rate, average stay length, day in which more bookings are completed, average number of persons per booking, etc.
- Secure online payment with the most important credit cards: Visa, MasterCard, Dinners Club and American Express.
- The hotel staff should save time and effort when accommodating guests.
Esta semana, como la anterior, seguimos hablando de aspectos relativos a los motores de reservas. Hoy concretamente hablaremos de la importancia de que el motor de reservas esté adecuadamente integrado con lo que viene a ser el sistema de gestión del hotel.
Empezaremos considerando los aspectos visuales. Ya sabemos lo importante que resulta hoy en día la imagen, tanto online como offline, de las empresas. Y también sabemos lo importante que resulta la imagen online de una empresa de servicios, como es el caso de un hotel.
Es por ello que cualquier herramienta u aplicación que se integre en la web debe ir en la misma sintonía. No olvidemos que el cliente, desde que ingresa a nuestra web hasta que finaliza su reserva, debe percibir la misma imagen, la misma identidad y, en todo momento, la esencia de nuestro hotel.
Por tanto, a pesar de que el motor de reservas sea el último paso en el proceso de una reserva, no puede diferir estéticamente de la web del hotel. De lo contrario, podría perjudicar a la empresa hotelera. El motor de reservas que se integre en la web deberá ir en la misma línea que la web del hotel.
El motor de reservas no puede reflejar aspectos no cercanos a la realidad del hotel, con lo que conviene que tanto en la web como en el motor de reservas se muestren imágenes e información que no vayan muy lejos de la realidad del hotel. Pocas cosas enfadan más a un cliente que contratar un producto o servicio y que a la hora de recibirlo no coincida con la descripción o las condiciones especificadas.
También debemos considerar algunos aspectos de carácter más técnico o aspectos que no pueden faltar. A continuación, se listan algunas características imprescindibles y necesarias para el usuario que el encargado de utilizar y gestionar esta herramienta debe tener en cuenta:
- Un motor de reservas online debe permitir ver disponibilidad, hacer la reserva, pagar en línea y recibir por email la confirmación del servicio.
- Proceso de reservas desde la misma página web del hotel.
- La administración del inventario se hace de forma online.
- Administración de los precios.
- Descripción de los servicios en varios idiomas.
- Posibilidad de personalizar los colores.
- Posibilidad de tener fotografías de las habitaciones y del servicio.
- Consulta de las reservas y los huéspedes confirmados
- Reporte para el análisis estadístico. Algunos de los indicadores que se deben poder obtener son : el porcentaje de ocupación, promedio de la estancia, día de mayor confirmación, tipo habitación más solicitado, cantidad de pasajeros promedio por reserva, etc.
- Pago en línea con las principales tarjetas de crédito: Visa, Mastercard, Dinners Club y American Express.
- Ahorro en el proceso administrativo de búsqueda de espacio para el personal del hotel
Imagen: Official GDC
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