Software de gestión hotelera: innovación en la industria hotelera

After ten chapters deepening into the particular features of  hotel management software, we are going to finish with an article published last week in Tecnohotel magazine. Jaume Alzina, author of the article and CEO at Winhotel, underlines the importance of constantly applying innovations to different areas of hotel management.
We all know that a PMS alone does not change or improve the management of a hotel company. There are countless PMS providers in the market with great teams formed by experienced professionals. Nevertheless, not all of them have teams specialized in process consulting.
This means that not only the product or the management tool has to be substituted but also the way in which tasks have been performed up to now needs to be redefined and restructured. Jaume Alzina raises some questions about hotel management: How do the different departments interact with each other? How do we relate to external parties? How is the flow of information like? Today, it is a must to get information in real time. This is one of the most direct advantages of the application of Business Intelligence Systems to our companies. We will not go further into detail about this, as we have already prepared a series of posts on BI that will be published in coming weeks.
It is not easy to provide new information about the role that the  Hotel PMS can play in the unstoppable trend towards innovation that the hospitality industry is experiencing. Even so, there are a number of minimum characteristics that any PMS must fulfill:

1. It must group all operative processes of hospitality business in a single tool. Today’s management model cannot afford the use of isolated components; room inventories and rates must be managed in different platforms with different business logics.
2. It must be accessible anywhere, from any device, in different languages.
3. It must be as flexible as needed so that the hotel business itself can be easily recognizable in the system.
4. It must be able to manage inventory in real time, which in turn leads to the fusion of the PMS and the CRS.
5. It must use cloud based system architecture.
6. It must move from a local approach to a global approach (the focus shifting from the hotel to the destination).

In addition to deeply analyzing many aspects, the PMS must bring, as a management solution, added value to core process performed in the hospitality company. Organizations are often obsessed with the idea that the PMS must do everything and they get lost in unimportant details. What really matters is to increase organizational capacity and generate a difference, also contributing to innovation in business structure. The briefing below reflects this idea:

• Consider change as part of the company’s strategy.
• Get commitment from all areas involved, both top-down and bottom-up.
• Define a team of PMS implementation.
• Analyze the requirements of core processes and unimportant processes.
• Keep final users in mind.
• Consider implementation as an investment and not as a cost.
• Consider the advantages of the PMS in relation to:

– Technological base used

– Usability

– Stability

– Productivity

– Functionality

– Evolving capacity

– Integrating capacity

– Maintenance

What innovation aspects provides an Hotel Management System?

At this point, it is important to detect how a PMS can contribute to innovation in the hospitality sector, taking into account the pendulum effect which makes IT a cure-all today and a curse tomorrow. IT is neither one thing nor the other. It is just an essential tool supporting a global business growth and development strategy. In this regard, there is no doubt that innovation will be applied to the most relevant management areas of a hotel:

• Client management (CRM, online reputation, customer loyalty systems)
• Revenue Management System and e-commerce (Channel Manager, mobile apps, booking engines)
• Finance and Accounting
• Other complementary management solutions such as SPA, events, golf, etc.

Hotel management software tools are developed by professionals, and tested daily by organizations and a host of users, very different from each other. The real challenge for developers of this kind of software lies in the fact that hotel organizations use it to solve the issues raised here.

Featured Image: Humanismo y conectividad

Tras 10 capítulos profundizando sobre las peculiaridades de un software de gestión, culminamos este tema con un artículo que se publicó la semana pasada en la revista Tecnohotel. En el artículo, se resalta la importancia de aplicar continuas innovaciones en las diversas áreas de la gestión hotelera. El post de hoy consistirá en comentar este artículo escrito por Jaume Alzina, CEO de Winhotel.
A estas alturas, el PMS por sí solo no cambia ni mejora la gestión de una empresa hotelera. En el mercado existen muchos proveedores de soluciones PMS, que cuentan con grandes equipos de profesionales de contrastada experiencia en el negocio. Sin embargo, no todas cuentan con equipos especializados en la consultoría de procesos. Con eso queremos decir que no sólo hay que cambiar el producto o herramienta de gestión sino repensar, reestructurar y redefinir cómo se han estado realizando las tareas y procesos hasta el momento.
Jaume Alzina, plantea algunos interrogantes que merecen ser contemplados en el mundo de la gestión hotelera: ¿Cómo se interrelacionan los distintos departamentos?, ¿Cómo es el flujo de información?, ¿Cómo nos estamos relacionando con los actores externos a la empresa?
Hoy en día, es una necesidad poder obtener información en tiempo real y esta es una de las utilidades más inmediatas de la aplicación de sistemas de Business Intelligence (BI) en nuestras empresas. No voy a profundizar demasiado sobre BI ya que tenemos preparados varios posts dedicados a esta temática y que van a ser publicados en las próximas semanas.
A estas alturas no resulta fácil aportar alguna novedad sobre el papel que puede desempeñar el PMS en el ineludible camino que está recorriendo la industria hotelera hacia la innovación.
Aun así, cabe destacar una serie de mínimos que cualquier PMS Hotel que se precie debe cumplir:

1. Aunar en una sola herramienta todos los procesos operativos del negocio hotelero. En el modelo actual de management no cabe seguir manejando componentes desconectados entre sí.  Véase la gestión de inventarios y precios de alojamiento en que hoy día nos vemos abocados a mantener en diversas plataformas con diferentes lógicas de negocio.
2. Ser accesible desde cualquier lugar, desde cualquier dispositivo, en diferentes idiomas.
3. Ser tan flexible como sea preciso, de forma que el propio negocio hotelero se vea fácilmente reconocido en el sistema.
4. Gestión en tiempo real del inventario, lo que lleva a la fusión del PMS con el CRS.
5. La arquitectura de sistemas es cloud based.
6. Pasamos de enfoque local a enfoque global (el foco pasa del hotel a destino)

Aparte de analizar en detalle muchos aspectos, el PMS como solución de gestión debe aportar valor en los procesos core de la empresa hotelera. A menudo, las organizaciones se obsesionan con que el PMS tiene que hacerlo todo, perdiéndose en necesidades de poco valor. Lo que importa realmente es que aumenten las posibilidades de incrementar la capacidad organizativa que genera diferenciación, a la vez que aporta innovación en la estructura empresarial. A continuación, se listan una serie de factores, a modo de briefing, entorno a esa idea:

• Considerar el cambio como parte de la estrategia de la empresa.
• Contar con el compromiso de todas las áreas involucradas, de arriba abajo y viceversa.
• Definir un equipo conjunto de implantación PMS.
• Análisis y requisitos de procesos core y procesos de poco valor.
• Tener presenta los usuarios finales.
• Considerar la implantación como inversión, no como coste.
• Considerar la bondad del PMS en:

– Base tecnológica utilizada

– Usabilidad

– Estabilidad

– Productividad

– Funcionalidad

– Capacidad evolutiva

– Capacidad de Integración

– Mantenimiento

¿Qué innovaciones aporta un software de gestión hotelera?

Llegados a este punto, es importante detectar cómo puede ayudar un PMS a mejorar la innovación del sector hotelero, teniendo en cuenta el efecto péndulo que hace que las TI sean vistas hoy como la panacea y mañana como una maldición. Y no son ni una cosa ni la otra. Son sencillamente una herramienta imprescindible en las que apoyar una estrategia de crecimiento y desarrollo del negocio global. En este sentido, no me cabe duda de que la innovación vendrá aplicada a las principales áreas de gestión más relevantes de un hotel:

• Gestión de clientes (CRM, Reputación on line, sistemas de fidelización)
• Revenue Management System e e-commerce (Channel Manager, Mobile apps, motor de reservas)
• Finanzas y contabilidad
• Otras soluciones de gestión complementarias como SPA , Eventos, golf, etc.

Un software de gestión hotelera es una herramienta desarrollada por profesionales, puesta a prueba a diario por organizaciones y multitud de usuarios muy dispares entre sí. El verdadero reto para las empresas desarrolladoras de este tipo de software está en que las organizaciones hoteleras puedan utilizar este utensilio dando respuestas a las cuestiones que hemos planteado aquí.