Capítulo 5. Integraciones del PMS: Área de facturación

Accounting System 

Winhotel can be linked to programs or accounting packages with the possibility of importing lines from external management systems. This way, following the specifications of the accounting package used, Winhotel SQL generates a swap file which is ready to be imported by your accounting system, including the accounting flow generated every day from the front of your hotel.

What is Winhotel’s accounting treatment based on?

Winhotel SQL Management System generates issued bills, clients’ payments and output which can be exported to accounting. This way, you can import bills issued by your hotel over a certain period of time or with a specific number interval. You can also import payments made by the management department to issued bills or maintain output accounting.
Winhotel SQL defines basically two standard ways of recording according to the needs of our clients.

1. Bills recording.
2. Output recording.

E-Billing

Its aim is to enable the hotelier to send bills and that they get to the addressee in a secure manner directly from the PMS. These bills sent from the PMS are withheld in a company specialized in validation services. Once the e-bills have been validated, they are sent to the client in a secure manner.
This integration will enable the electronic exchange of information about transactions (bills, orders, catalogues, rates, reservations…) without having to worry about the different types of files that exist.
Winhotel works with baVel. BaVel brings together all the integrated solutions developed by Voxel Group to make e-management of purchases procedures, administration, billing, etc. easier. It provides powerful control tools, monitoring and statistics analysis so that our clients can manage and control all the processes of their supply chain in a smart way.Como cada martes, seguimos con la sección de integraciones del PMS. Esta semana vamos a tratar la importancia de las integraciones comprendidas en el área de facturación. Se destacarán principalmente 2 integraciones que son las que consideramos más relevantes.

Sistema contable.

Hoy en día, es importante que el software de gestión hotelera que se esté utilizando esté también enlazado con programas o paquetes contables que tengan abierta la posibilidad de importar asientos desde gestiones externas. De esta forma, y siguiendo las especificaciones del paquete contable que posea, Winhotel prepara un archivo de intercambio listo para ser importado por su programa contable, con el flujo contable que desde el front de su hotel se genera diariamente.
Desde la gestión de Winhotel SQL se generan básicamente 3 conceptos esenciales susceptibles de ser exportados a contabilidades: facturas emitidas, cobros a clientes y producciones.
De esta forma se podrán importar las facturas emitidas por el hotel en un periodo determinado, o en un intervalo de numeración concreto, y los cobros que se realicen desde gestión a esas facturas emitidas. Igualmente se contempla la posibilidad de llevar una contabilidad sobre producciones.
En Winhotel hemos definido 2 formas estándar de contabilizar, atendiendo a las necesidades de nuestros clientes:
1. Contabilización sobre facturación.
2. Contabilización sobre producciones.

Facturación electrónica.

Se trata de que el hotelero pueda, desde el PMS, enviar las facturas y que lleguen al destinatario de forma segura. Para ello, se emiten las facturas desde el software de gestión hotelera que esté implantado. Éstas son retenidas en una empresa especializada en servicios de validación. Una vez las facturas electrónicas son validadas son enviadas al cliente, de forma segura.
Esta integración permitirá intercambiar electrónicamente información transaccional (facturas, pedidos, catálogos, tarifas, reservas, etc.), sin preocuparse por los diferentes formatos de fichero existentes.
En el caso de Winhotel, la empresa con la que trabajamos es BaVel. BaVel aglutina todas las soluciones integrales desarrolladas por Voxel Group para agilizar electrónicamente la gestión de los procesos de compras, administración, facturación, etc., proporcionando potentes herramientas de control, monitorización y análisis estadístico para que nuestros clientes puedan gestionar y controlar inteligentemente todos los procesos de su cadena de suministro.