It is not the first time that we discuss about seasonality in this blog, neither is it the first time we write about new applications launched in the hospitality market whose aim is to improve hotel management.
Today, I will write about an application that uses technology to improve Human Resource Management (HRM). If correctly used, this application will enable hotels to plan and better manage human resource, adjusting to seasonal fluctuation.
The issue of seasonality in the tourism sector is a complex one, and it is even more complex to determine how many staff you need for certain services, such as weddings, conventions or feasts, independently of seasonality.
All applications currently available in the market have a common goal: optimize and adjust the company’s daily resources. Coprava has designed an application for hotels based on algorithms that work with different variables, such as occupancy rate, number of guests, staff, seasonality, etc. These algorithms calculate automatically the workforce needed for a specific event in the most cost effective way and offering, at the same time, the best possible service.
Calculating these things periodically is far from easy. Ensuring adequate staffing is, in most cases, a time-consuming process and, besides, there is a high risk of oversizing the personnel or diminishing the quality of the service. The system itself generates, automatically, staff planning. The person in charge will only have to revise and perform minor adjustments if any issue arises at the company. This application is a multicenter web system which enables either centralized or distributed planning, covering all areas of a hotel or hotel chain: it can integrate kitchen staff shifts, modify schedules, organize personalized shifts or work with pre-defined shifts, among other advantages. The system will provide information about monthly and annual hours accumulated by staff members according to their schedule. Every staff member can have a user and a keyword in order to check up holiday dates, shifts, guard duties, etc. The person in charge of the Human Resource Department can enter new details and make any changes they consider necessary. It is an application specifically designed for the hospitality world, and it can be set up for multiple companies in multiple languages. These characteristics must be taken into account when designing applications for this sector. It is good to keep abreast of new possibilities in the technology market applied to the tourism sector. There is a huge number of applications released every day for hospitality management and they must be analyzed and evaluated to make our business more efficient and, little by little, improve our sector.
No es la primera vez que en este blog se habla de la problemática de la estacionalidad y tampoco es la primera vez que se habla de algunas aplicaciones que se van lanzando al mercado pensadas para mejorar la gestión hotelera.
Hoy quiero hablar de una aplicación que consiste en mejorar, mediante la tecnología, la gestión de recursos humanos aplicada a los hoteles. Si esta aplicación se utiliza de forma correcta permitirá a los hoteles planificar y gestionar mejor sus recursos humanos y ajustarse así a los picos estacionales a los que está sometido el sector.
El problema de la estacionalidad en el sector hotelero es siempre un tema complejo y más lo es a la hora de realizar previsiones de los recursos humanos necesarios para un determinado servicio ya que, en este caso, no depende solo de factores como ocupación o los picos estacionales sino que hay que tener en cuenta otros agentes que pueden condicionar la contratación de empleo temporal (banquetes, bodas, convenciones, etc.).
Las aplicaciones de hoy en día suelen perseguir un objetivo común: optimizar y ajustar los recursos diarios de la empresa.
Coprava ha diseñado una aplicación para hoteles, basada en algoritmos matemáticos que trabajan con diferentes factores como son ocupación, número de comensales, personal propio, estacionalidad, etc. Estos algoritmos calculan de forma automática la fuerza de trabajo necesaria para realizar un determinado evento de la forma más rentable y permitiendo al hotel ofrecer el mejor servicio.
No es fácil realizar de forma periódica estos cálculos. La correcta asignación de personal supone en la mayoría de las ocasiones una inversión de tiempo muy elevada y aun así existe el riesgo de sobredimensionar la plantilla o, por el contrario, de destinar menos personal del necesario para una determinada actuación disminuyendo la calidad del servicio que se entrega.
El mismo sistema se encarga de generar automáticamente la planificación de personal. La persona responsable sólo tendrá que revisar y realizar pequeños ajustes en caso de que se produzca alguna incidencia con un trabajador o en la empresa.
Se trata de un sistema web multicentro que permite la programación centralizada o distribuida para cualquier área de trabajo de un mismo hotel o cadena hotelera. Por tanto y a modo de ejemplo, el sistema puede integrar los turnos del personal de cocina y camareros de sala con guardias, permite intercambiar los turnos entre empleados, modificar horarios, establecer turnos personalizados o trabajar con turnos predefinidos entre otras ventajas, etc. El sistema informará en todo momento del número de horas mensuales y anuales que lleva acumuladas el trabajador de acuerdo a la programación que se le ha establecido.
Al ser una aplicación diseñada para el mundo hotelero, ya se ha previsto que el programa contemple la posibilidad de multiempresa y multilingüe. Éstas son características que se deben tener en cuenta a la hora de diseñar aplicaciones para este sector. Cada empleado podrá tener un usuario con una clave que le permitirá realizar consultas (calendario de vacaciones, turnos, guardias, etc.). Los responsables de RRHH o los que ellos designen serán los que podrán introducir nuevos datos y realizar cambios.
Siempre es positivo conocer las posibilidades que nos ofrece el mercado de la tecnología aplicada al sector turístico. Cada día son más las aplicaciones que van saliendo para mejorar la gestión hotelera y éstas deben ser analizadas y valoradas para, poco a poco, ir avanzando y aplicando mejoras a nuestro sector.
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