¿Qué formación necesita un recepcionista?

This week, we have been asking ourselves a few questions about the training necessary to be a good hotel receptionist, the requirements hoteliers ask for when they are hiring personnel and the training programs currently available. Training and specialization are really important but we don’t know if the training programs offered by schools and universities are good enough, if they focus on the real needs of the hospitality sector.

First, we have tried to learn more about the requirements needed to be a good receptionist. This is why we have had a look at Infojobs and Turijobs, using real examples to illustrate it.
Minimum requirements and conditions:

1. Training. 4 or 5 star hotels ask their candidates to have their university degree in Travel and Tourism, or in Tourism Management and Planning. The rest of hotels require secondary school graduation or a high school diploma.
2. Communicative competence in English. Today, a good level of English is a must for anyone looking for a job.
3. Experience. This is similar to the first requirement: the higher the hotel category, the more experience they require. In any case, it is six months minimum.
4. Seasonal employment contracts. Usually six months.
5. Availability and time flexibility.

Other requirements:

1. Other languages. Specially Russian, German, French and Italian.
2. Residence in the area near the vacant post offered.
3. Knowledge about the hotel management tools used by the hotel.
4. Having finished any studies.

We have selected some of the most interesting training programs offered on the Internet:

• International Hotel Management Division. Escuela de Hotelería de les Illes Balears (EHIB)
  This school offers different courses, seminars and training programs on hotel reception and other fields, providing a general -and complete- vision of how to manage a hotel establishment.
• Escuela de Hostelería de Sevilla (ESHS).
• Hotel- Escuela de Sant Pol de Mar (Barcelona).
• Specialist Receptionist Training. Escuela Nacional de Hotelería de Nicaragua (ENAH)
  The objectives of this training program are that students become skilled in core areas, such as hotel reception management, customer care, problem-solving, providing information about the services offered by the hotel, etc. The training program includes linguistic training (several languages), internal and external calls, check-in and check-out processes, organization, bookings, billing and payment collection using the resources and means available (this depends on the degree of technological advancement of the hotel).
• Higher Certificate in Hospitality Industry (online) (ESAH)
  They offer specific training for reception management so that students develop their skills on how to organize and manage the reception and enhance profitability by controlling room inventory. The reception is the core of the hotel: it’s the first thing guests see when they arrive at the hotel and almost everything depends on this department.

On Internet, we find different online training programs:

• Hotel Receptionist.
  Once students have completed this program, they get the Professional Certificate for Hotel Receptionists, or Certificado de Profesionalidad de la Ocupación Recepcionista de Hotel (BOE nº82 4/4/96). It means that it is an official title and students become qualified professionals, being able to develop their professional skills in this field, which is experiencing great changes.

• Technical Professional Training in Hotel Reception.
  The aim of this course is to satisfy clients’ needs according to different parameters such as the quality standards of the establishment, reservations, assistance and information, communications management, administrative functions, billing, marketing tasks, etc. Students get a double title: the one issued by Euroinnova Business School and the Escuela Superior de Cualificaciones Profesionales one.

• Hotel Receptionist Training Program (Implika).
  It is addressed to all those who are currently working in this sector or want to improve their skills in order to work in the hospitality industry. This program provides the necessary skills to develop organizational and management abilities for professionals who work at the hotel reception.

• High Education Qualification in Reception Manager (Lectiva).
  This training program is aimed at future reception managers, teaching how to manage and organize a hotel’s reception, sales forecast and yield management.

Obviously, the variety of training programs in our field is huge but the real questions are: ‘Does the traditional reception need to be left behind?’ ‘Is this job witnessing a revolution?’ Very few hoteliers think about this and it is the key to the future of this profession, as we mentioned some weeks ago in this post.
Professionals working in hospitality training schools should foresee new needs coming from millennial tourists and correctly train their students. In the end, the functions of the traditional receptionist are closer to back office processes than to today’s front office.
Hotel receptionists should be assigned new tasks, or maybe a new receptionist profile could be defined. If this is so, professional training should change and adapt to new realities. Time will tell if, on the one hand, hotels redefine the tasks carried out by receptionists and, on the other, if training professionals are able to react to these changes.Esta semana nos hemos hecho unas cuantas preguntas en relación a qué formación necesita realmente un recepcionista de hotel, qué requisitos exigen los hoteleros a sus candidatos para cubrir dicha recepción y qué opciones tienen estos candidatos a la hora de formarse.
Creemos que la formación y la especialización es importante pero no sabemos si la oferta formativa es suficiente y si se encuentra bien focalizada a las necesidades reales del sector hotelero.
Lo primero que hemos intentado averiguar han sido los requisitos que exigen los hoteleros a sus futuros recepcionistas. Para ello, hemos buscado entre algunas ofertas de trabajos publicadas en Infojobs y Turijobs. Vayamos por partes y expongamos lo que hemos encontrado mediante la siguiente lista de requisitos.
Requisitos mínimos y condiciones:

1. Formación. Los hoteles de 4 o más estrellas tienden a exigir que el candidato cuente con la Diplomatura o el Grado en Turismo. Los hoteles de menor categoría no suelen exigir  más que haber cursado la Educación Secundaria  Obligatoria (ESO) y/o el Bachillerato.
2. Nivel alto de inglés. Hoy en día y como ya sabemos el inglés es un must en cualquier CV, sea para una recepción de hotel como para cualquier otro puesto de trabajo.
3. Experiencia. Con este requisito ocurre lo mismo que para el primero: cuanto mayor es la categoría del hotel, mayor experiencia se requiere. el mínimo exigido suele ser el de 6 meses de experiencia.
4. Contratos estacionales. La mayoría de contratos son de duración determinada y normalmente no sobrepasan los 6 meses, lo que hace difícil que los mismos candidatos logren experiencia superior a estos 6 meses.
5. Disponibilidad y flexibilidad horaria. En general se exigen duros horarios y turnos que cubren las 24 horas del día. Y sabemos que un hotel nunca cierra.

Requisitos deseados:

1. Otros idiomas.  Se valora, sobre todo, el ruso, el alemán, el francés y el italiano.
2. Residencia en la provincia del puesto vacante.
3. Conocimientos del programa de gestión hotelera que el hotel use.
4. Expediente académico cerrado de los estudios que se hayan realizado.

A continuación, os listamos parte de la oferta formativa que hemos ido encontrando por la red:

• Dirección Hotelera Internacional. Escuela de Hotelería de les Illes Balears (EHIB).
  En este caso se incluye formación en recepción aunque también en otros ámbitos de la hotelería permitiendo una visión general de cómo gestionar y dirigir un establecimiento hotelero.
• Escuela de Hostelería de Sevilla (ESHS).
  Esta escuela ofrece oferta formativa especializada en hostelería a varios niveles: técnica, superior, másteres y cursos específicos.
• Hotel- Escuela de Sant Pol de Mar (Barcelona).
  Se trata de un Hotel-Escuela en el que "se aprende haciendo". Fusiona muy bien la teoría con la práctica y ofrece diversos programas académicos.
• Técnico especialista en recepción hotelera. Escuela Nacional de Hotelería de Nicaragua (ENAH).
  El objetivo será aprender a gestionar el recibimiento  y la atención a los clientes brindando asistencia e información de los servicios que presta el establecimiento utilizando más de un idioma, controlando las operaciones de telefonía interna y externa, registro de entradas y salidas de huéspedes, organización, reservas, facturación y cobro de los servicios prestados utilizando los recursos y medios necesarios de acuerdo al avance tecnológico de la empresa hotelera.
• Cursos varios online:
  • Cursos de Recepcionista de Hotel.
    El programa formativo permite la obtención del Certificado de Profesionalidad de la ocupación Recepcionista de Hotel (BOE nº82 4/4/96), con lo cual se obtiene validez académica oficial del título, lo que capacita a los profesionales para que logren desarrollarse en este campo laboral, que presenta una gran demanda, debido al enorme desarrollo del sector.
  • Técnico Profesional Recepcionista de Hotel.
    El objetivo general de este curso es satisfacer, siguiendo las normas de calidad del establecimiento, las necesidades del cliente en cuanto a reservas, asistencia e información, atendiendo las comunicaciones, realizando para ello funciones administrativas, de facturación y comerciales. Permite la doble titulación expedida por Euroinnova Business School y avalada por la Escuela Superior de Cualificaciones Profesionales.
  • Curso Recepcionista de Hotel (Implika).
    Curso destinado a todas aquellas personas que trabajen o quieran adquirir una formación que les capacite para trabajar en un sector empresarial en constante expansión como sucede en la industria hotelera. El Curso aporta los conocimientos para desarrollar la capacidad de gestión y organización para profesionales que desempeñan su actividad en la recepción de un hotel.
  • Curso Superior de Jefe de Recepción (Lectiva).
    Este curso tiene la misión de formar a futuros jefes de recepción, enseñando cómo organizar y gestionar la recepción y conseguir la mayor rentabilidad en la producción de las habitaciones.
  • Estudios Superiores Abiertos de Hostelería (ESAH).
    Este curso pretende formar a futuros jefes de recepción para que sepan cómo organizar y gestionar la recepción, además de conseguir la mayor rentabilidad en la asignación de las habitaciones. El departamento de recepción es el punto neurálgico de un hotel. La primera imagen que queda grabada en el cliente es la del equipo de recepción y la buena marcha del hotel depende de este departamento.

Está claro que existe muchísima oferta de cursos formativos en este campo pero son pocos los que se plantean si las funciones del recepcionista de hoy tenderán a cambiar dejando atrás la recepción más tradicional, tal y como planteábamos hace unas semanas en este post.
Los encargados de impartir formación en el área de la hotelería deberían empezar a intuir las nuevas necesidades que vienen de la mano del nuevo turista millennial y adelantarse así a formar adecuadamente a los futuros candidatos para llevar la recepción de un hotel.
Al fin y al cabo, las funciones propias de un recepcionista tradicional se encuentran más cercanas a las tareas de un back office y no a las exigencias que acompañan al front office actual.
Se podrían asignar nuevas tareas al perfil de recepcionista o, tal vez, se podría definir un nuevo perfil de recepcionista dotado de conocimientos nuevos. Si así fuera el programa de la oferta formativa debería cambiar y adaptarse. Con el tiempo se verá si, por una parte, los hoteles redefinen las funciones propias de su recepción y si los formadores reaccionan a tiempo ante los futuros cambios .