¿Cómo gestionar una cadena de forma centralizada?

1. Booking management
   Everything related to room distribution will be managed from this area. Direct bookings and bookings coming from intermediaries will be taken into account. A conceptual map including all bookings will help us visualize real availability. This can be done by using a CRS that will establish a two-way communication between individual hotels and the reservation center.
   

2. Purchase and stock management
   Everything related to stocks will be controlled from this area. These processes involve providers, definition and confirmation of orders and definition of purchasing conditions with providers. All these conditions will be centralized from what might be called a Central Purchasing Unit, a tool aimed at guiding stock management processes between each hotel and the central purchasing.
   

3. Client Management
   Having a powerful tool to store and arrange all contacts is becoming increasingly important today. This way, hotels can subdivide clients into groups that share similar characteristics (client segmentation) and adapt marketing actions to targeted groups. The tool used to store data coming from clients is called CRM. The main function of a CRM is to store all data from each hotel in a single database which can be easily managed and updated.
   

4. Administrative and accounting procedures
   These procedures must rely on a tool that enables a global vision of the chain’s accounting statistics. This tool, called ERP, is between the CRS (income management) and the Central Purchasing (expenditure management).
   

5. Data management
   As we have said at the beginning, the most important area is data management.  The tool that gathers all data generated in the different hotels is called BI (Business Intelligence). Thanks to BI, we can also collect and arrange data from other centralizing tools. Then, BI will transform them into useful information for the hospitality business. This information will be cleaned up and the BI tool will generate different kinds of reports. These reports will be used to analyze the situation of our hotel chain at all levels, which will in turn facilitate decision-making processes.

Which kind of data will be centralized in each area?
We have designed a chart to visualize how a hotel chain functions. The processes involved in data centralization, upload and download are different for each specific area and have different objectives.

No es ninguna sorpresa reconocer que las cadenas hoteleras, hoy en día, necesitan herramientas centralizadoras y centralizadas para poder gestionar el conjunto de hoteles que componen la misma cadena.
La gestión de cadenas hoteleras es diferente e, incluso, más compleja que la de un hotel independiente como es de esperar. Por esta razón hemos decidido analizar una cadena para entender cómo funciona y qué herramientas pueden ayudar a que funcione mejor.
Para poder profundizar en esta centralización, se han definido las áreas que hemos considerado indispensables para la gestión de la cadena. El área que hace referencia a la gestión de datos se encuentra por encima del resto debido a que se encarga de recopilar todos los datos y transformarlos en información útil para que la dirección pueda tomar las mejores decisiones. La disposición de información y la toma de decisiones serán los máximos objetivos a conseguir de este tipo de centralización.
Una cadena para que funcione, a nivel agregado, tiene que considerar, como mínimo, las siguientes 5 áreas de gestión centralizadas:

1. Gestión de reservas.
   En esta área se gestionará todo lo relativo a la distribución de habitaciones. Se tendrán en cuenta las reservas directas o procedentes de intermediarios. El objetivo será centralizar todas las reservas y visualizar un mapa general de disponibilidad real. Para ello, la herramienta que vamos a utilizar es un CRS que se encargará de comunicar, de forma bidireccional, los hoteles de cada cadena con la central de reservas.
   
2. Gestión de compras y existencias.
   En esta área se gestionará, de forma centralizada, todo el proceso relativo a las existencias que manejan los hoteles. Nos referimos a los procedimientos que los hoteles llevan a cabo con los proveedores, a la definición y validación de pedidos de stocks y a la determinación de las condiciones de compra con proveedores. Todas éstas condiciones vendrán dadas de lo que podemos llamar Central de Compras, que será la herramienta que canalice el proceso de las mercancías entre los hoteles de cada cadena y la central.
   
3. Gestión de clientes.
   Hoy en día es más que importante contar con una herramienta potente capaz de almacenar todos los contactos de la cadena y ordenarlos para posteriormente poder segmentarlos y adaptar mejor las acciones comerciales que la cadena considere pertinentes. La herramienta a utilizar para almacenar los datos de nuestros clientes será el CRM. El funcionamiento consistirá en almacenar los datos recopilados en cada uno de los hoteles de la cadena en una sola base de datos centralizada. Desde allí, la misma se irá gestionando y actualizando.
   
4. Gestión contable y administrativa.
   Tanto la parte administrativa como la contable deben contar con alguna herramienta que permita una visión global del estado contable de la cadena. Esta herramienta, llamada ERP, se situará entre el CRS (gestión de ingresos) y la Central de Compras (gestión de gastos).
   
5. Gestión de datos.
   Existe una quinta área que se encuentra, como ya hemos adelantado al inicio del post, por encima de las demás. Se trata de la gestión de datos. La herramienta que se encarga de recopilar todos los datos generados es el Business Intelligence (BI). Mediante el BI podremos captar los datos previamente recopilados en las demás herramientas centralizadoras. Una vez recopilados, el BI se encargará de tratar estos datos y convertirlos en información útil para el negocio hotelero. Se generarán informes a todos los niveles de la gestión hotelera, lo que facilitará la toma de decisiones.
   

¿Cuáles son los datos que se centralizan y en cada una de estas áreas?

Se ha diseñado la siguiente tabla para tratar de hacer más gráfica la explicación del funcionamiento de la cadena. Para cada área el proceso funcional de centralización y de subida y bajada de datos es diferente. Los datos tratados no son los mismos en cada caso y la utilidad de la subida o la bajada persiguen diversas finalidades.

Finalmente, toda esta generación y recopilación de datos nos servirá para tratarlos y mediante técnicas del BI podremos convertirlos en información depurada que nos permitirá analizar la situación de nuestra cadena a todos los niveles y poder así tomar las mejores decisiones.