Ventajas de mantener tu gestión centralizada

Centralized management has brought about a move forward in the hospitality sector. Some weeks ago, we published a post describing some of the tools available in the market aimed at centralizing different hotel departments. The importance of technology when it comes to dealing with great amounts of data and transform them into useful information was illustrated in that post. Centralizing tools represent a real revolution. They lighten daily workload, transferring the greatest responsibilities to a central authority.
The hospitality industry is witnessing a rapid growth, so there are many hotel groups and chains that must consider moving their management systems a step forward. Today, the management of most hotel groups with less than 15 hotels is decentralized but this scenario is likely to change sooner than later. This change can’t happen from day to day and hotels must take some things into account before they act. They must:

• Manage workflow. Transfer responsibilities from the level of single properties to the central level.

• Invest in centralization technology. Without the right technology, it wouldn’t be possible to even think about this change.

• Define business rules that could be applied to the group as a whole.

Today, rather than describing the tools available for each department, we will analyze the advantages of centralization itself.

What are the advantages of centralized management for hotel groups?

1. Decisions are made by people who have a global vision of the company. This way, purchase decisions and negociations with providers will be part of a coordinated group strategy.
2. People who make decisions are usually senior managers who are better trained than other members of the staff. Besides, members of the staff where the turnover is low usually have the expertise necessary for decision-making in contrast to those departments, such as the reception, with high turnover rates.
3. As decisions are made from the top of the hierarchy, they will be in line with the company’s global objectives.
4. Efforts and operational costs are significantly reduced thanks to technology, gaining, at the same time, control over business operations and other tasks.
5. Centralization makes it easier to have real-time information available.
6. These tools contribute to specialization and to negotiations being more convincing in purchase operations.
7. It improves internal communication channels, avoiding mistakes coming from lack of communication or using different sources of information.
8. The whole structure will be better prepared to take over new properties, enabling structured growth, high scalability and rapid adaptability.

Central authorities can use accurate information generated by centralizing tools. Therefore, the most important advantage is that, once decisions have been made by top managers, the same centralizing tool will also guide decision-making processes downward through each hotel that belongs to the same group. This will in turn contribute to optimizing results.
Centralization improves communication between central authorities and individual hotels. It lightens management processes and systematizes the tasks carried out by other members of the staff down the organization. This may imply that the business will need less qualified staff for operational and management tasks. Here, you can read a debate where people in the hospitality business expressed their thoughts about training in the hospitality business. Centralization may contribute to saving resources but, on the other hand, it may not prioritize quality.
Today, all companies have more information available, no matter the sector they are in. There is a real need for deploying powerful tools to manage all that information, which will give more power to fewer people and a better control over the whole group.
Besides, centralization tools currently available in the market enable cloud management. A further advantage can be added: these tools bring about great savings in infrastructure, hardware, and maintaining tasks, they end up with long hours spent making backups and provide higher versatility when accessing information through mobile phones.La centralización de la gestión en el mundo de las cadenas hoteleras ha supuesto un gran avance.
Hace unas semanas, publicábamos un post relativo a  estas herramientas para centralizar la gestión relativa a los diversos departamentos pertenecientes a un hotel. Ahí se dejó patente la importancia que tiene la tecnología cuando se habla de tratar grandes cantidades de datos y convertirlos en información útil.
Las herramientas centralizadoras que van surgiendo al mercado alrededor de la gestión hotelera están suponiendo realmente una revolución. Éstas permiten aligerar la gestión diaria y operativa de los hoteles, trasladando y elevando las más altas responsabilidades a una central.
El rápido crecimiento que está experimentando el mercado de la hotelería, está provocando que muchos grupos o cadenas hoteleras deban platearse el cambio de llevar su gestión al siguiente nivel. Si bien una gestión descentralizada es lo que encontramos en la mayoría de grupos hoteleros con menos de 15 hoteles en la actualidad, este escenario puede que cambie rápidamente. El cambio a una gestión centralizada no puede ocurrir de un día a otro, y por ello habrá que tener en cuenta los siguiente:

• Definir y establecer los procesos o "workflows" de la gestión centralizada. Muchas de las responsabilidades que a día de hoy ocurren a nivel propiedad y no a nivel central, serán transferidas a esta última
• Inversión en tecnología de centralización. Sin la tecnología a día de hoy no nos podemos plantear este cambio tan importante
• Diseñar las reglas de negocio aplicables a nivel grupo

Hoy más que detenernos en las herramientas disponibles para cada departamento, analizaremos las ventajas que supone esta centralización. A modo de conclusiones trataremos también de visualizar las principales consecuencias de mantener la gestión centralizada.

¿Qué ventajas tiene una cadena al centralizar sus procesos de gestión?

1. Las decisiones las toman personas que poseen una visión global y general de la empresa. Evitaremos, así por ejemplo, que las decisiones de compra y negociación de proveedores ya no sea una decisión de cada propiedad, sino una estrategia de grupo alineada.
2. Estas personas que toman decisiones suelen ser altos cargos. Generalmente estarán mejor entrenados, que quienes están en los niveles más bajos de la jerarquía organizacional del establecimiento hotelero. Además, quienes agruparán el "know-how" son personal con baja rotación, a diferencia de la alta rotación que ocurre por ejemplo en el departamento de recepción.
3. Al tratarse de decisiones tomadas "desde arriba", posiblemente se encontrarán alineadas con los objetivos globales de la misma empresa.
4. Queda eliminada la duplicación de esfuerzos y reduce algunos costes operacionales propios de la descentralización. Gracias a la tecnología y a los nuevos procesos, conseguiremos un ahorro en costes muy significativo.
5. Ganaremos un mayor control sobre las actividades y operaciones principales del negocio.
6. Gracias a la centralización, será mucho más sencillo disponer de información y datos agrupados día a día.
7. En funciones como compras, o ventas, logran una mayor especialización y aumentan habilidades que permiten que la negociación sea más contundente.
8. Mejora en los canales de comunicación interna, permitiendo evitar errores procedentes de la falta de comunicación o consulta de documentación común.
9. Obtendremos una estructura preparada para absorber nuevas propiedades, permitiendo un crecimiento estructurado, alta escalabilidad, y de rápida adaptabilidad.

Por tanto, lo más relevante será que las grandes decisiones se tomarán de forma centralizada y la herramienta que soporte tales acciones canalizará estas decisiones a cada hotel de la cadena.
Las consecuencias más importantes a considerar tendrán que ver con la mejora de comunicación desde la central hacia los hoteles de la misma cadena. Tal mejora aligerará varios procesos propios de la gestión hotelera e incluso puede llegar a mecanizar mucho más las funciones típicas de los puestos de trabajo situados bajo la jerarquía organizacional. Este punto podría interpretarse como que la cadena necesitará menos gente cualificada para lo referente a la gestión operativa. En el post que publicamos hace unas semanas, podréis encontrar un debate que propusimos para aclarar estas funciones Este hecho puede significar que la cadena, por una parte, ahorre recursos pero que, por otra, no pueda optar a una especialización ni priorizar la calidad de los servicios que se presten en sus establecimientos.
Todas las empresas, hoy en día y pertenezcan a un sector u otro, cuentan con mucha más información a su alcance. Se necesitan herramientas potentes y capaces de gestionar toda esta información. Implantar este tipo de herramientas permitirá tener más poder en manos de pocos, lo que provocará que también se tenga más control sobre toda la cadena.
La centralización de la gestión hotelera supondrá cambios muy significativos en el ámbito de la toma de decisiones. Los máximos responsables podrán tomar decisiones basándose en la información generada por las herramientas centralizadoras. No hay que olvidar las recientes herramientas diseñadas para  gestionar grandes cantidades de datos. Este tipo de tendencias ayudarán a optimizar los resultados.
Además, las herramientas de centralización disponibles en la actualidad ya permiten una gestión 100% en la nube. A todas las ventajas anteriores, le tenemos que sumar el gran ahorro en infraestructuras, hardware, personal de mantenimiento, o en horas invertidas para lograr adecuadas copias de seguridad, y la mayor versatilidad a la hora de acceder a la información a través de dispositivos móviles.