We all know that communication, involvement, active listening and know-how optimization are essential in a company. The hospitality industry is not an exception.
Downward communication is the most common one in all companies but, what happens with feedback from employees, motivation…? Upward communication is too often neglected. Downward communication also makes the flow of new ideas and solutions from other departments difficult due to the lack of horizontal communication channels. But the truth is that those employees at the bottom of the hierarchy have first-hand knowledge of daily operational processes and, therefore, it is convenient to activate mechanisms to improve internal communication.
Thinking about this need, we have come across a great solution to this problem. Idearium and their founders define their own tool as Business Innovation Software. 
We have studied the possible applications of this is solution for the hospitality industry, as a hotel is a type of businesses where many departments depend on the same management. It is very important that managers find the way to listen to all their employees, and this tool may contribute to do so, since managers can use different techniques to foster the participation of their employees.
So we have not hesitated to contact them and arrange an interview. This is what Albert Ruiz, one of Idearium‘s cofounders, told us in this interview where he unveiled what is behind Idearium and explained how it could be used in our sector.

1. How did the idea of Idearium came to your mind? What pushed you to do it?

Idearium started as a project for our Master’s Degree. Initially, it was aimed at helping students and entrepreneurs to develop their projects from the early stages to the last ones, where getting financial support is essential. We soon realized that there weren’t many solutions that dealt with this problem from the very early stages of educational and entrepreneurial projects, and existing ones were poorly structured. Additionally, from the very beginning we focused on getting in touch with different companies, so both situations led us to the development of a solution to meet this increasingly important need for communication.

2. Do you think that companies today should listen to their employees more carefully?

Today, this is something society is struggling for. People everywhere want to be listened to; they want to be part of important decisions. There is a trend towards a more flexible and democratic society. We think that it’s wise to take advantage of everyone’s knowledge in a company and not only listen to a minority of individuals.

3. How long ago did you launch this project?

The project started early in 2013 and it was actually launched in September 2014.

4. What type of customers rely on you? Are there any big companies?

We have all kinds of clients, from companies with fewer than 15 employees to companies quoted on the Spanish stock market (IBEX-35). Nevertheless, we may not have the perfect solution for each one of them. Idearium is targeted at companies between 50 and 1,000 employees. In bigger companies, it might be a good solution for specific departments or subsidiaries.

5. What industry did you think of when the idea first came to your minds?

When we started Idearium, we mainly thought about food processing and pharmaceutical industries, along with trading companies. Nevertheless, from the very early stages, there were many other companies from the tertiary sector interested in our project.

6. What are the real possibilities of applying Idearium to the hospitality industry?

Idearium is a direct, effective and traceable communication channel for all employees, who are the ones that really know what works and what doesn’t in a company.  Based on their experiences, the hotel can make changes, from minor logistic or operational improvements to offering new services to their clients.  This wouldn’t be possible without the participation of employees, as they have to read all the complaints and submit suggested improvements. Can you imagine implementing one of these solutions -that come from the bottom of the organizational hierarchy- successfully in a hotel and then in all the hotels of the group?

7. How does Idearium work?

The platform has three different profiles: innovator, editor and committee. Any new idea will be revised by an expert in that specific area and then the committee decides whether to implement it or not. Nevertheless, the chances are that the committee takes it into account an idea that has been supported by other members of the team.

Other important aspects of our project are posing challenges in order to spot areas that need to be improved, or carry out periodical campaigns. Challenges are a good way of concentrating efforts on a specific area, which is essential to incremental innovations.

8. Could Idearium help when it is about listening to stakeholders, such as partners or providers?

Of course. Sometimes, it is really helpful to get your stakeholders involved before a product is launched into the market. This is all related to Design Thinking… What I mean is that instead of developing a product, or an improvement for any process optimization, for six months and then launch it before getting any feedback from stakeholders, companies should evaluate every little step. Collaborating from the very first moment can prove really fruitful for both parties in the mid-term.

9. Could it also be used to get guests at a hotel involved?

You can invite partners, so you can also invite guests. Nevertheless, Idearium is not aimed at being a complaint box but a tool towards innovation and business sustainability.

10. Finally, what kind of incentives do you suggest to make employees take part in this kind of initiatives?

The incentives might vary depending on the culture, the organization, the way in which the HR department want to manage it… but we could divide them into two equally important types:

On the one hand, employee recognition and acknowledgment (Employee of the Year, letters, inform about this person’s achievements, provide financial support to develop their ideas…) and, on the other, we can list such rewards as discount vouchers, mobile devices, trips… or even direct payments. A person who suggests a new idea that proves to be beneficial for the organization must be fairly paid.

This the end of our interview to one of Idearium founders. Definitely, these young entrepreneurs have foreseen a real problem in today’s businesses and they have developed an excellent solution to make employees participate actively in improving business processes. They have created a great solution that benefits companies and employees alike, generating a win-win result.

idearium_movilHoy nos decidimos a hablar y relacionar conceptos como comunicación. implicación, participación, escucha activa y optimización del know-how dentro de una misma empresa. Empezaremos explicando la relación que pretendemos llevar a cabor para después aplicar estos conceptos a la industria hotelera.

Es más que común encontrarse con empresas en las que solo sobreviven mecanismos de comunicación unidireccionales, de arriba a bajo. Estos mecanismos dificultan recopilar nuevas ideas y soluciones dentro de la misma empresa, ya que imposibilita el diálogo entre departamentos. Pero resulta que los trabajadores que se encuentran en los primeros escalones son buenos conocedores de la operativa diaria y, por tanto, resulta interesante activar mecanismos de escucha activa interna.

Pensando en esta necesidad, hemos encontrado una solución a este problema. Se llama Idearium y sus founders definen su propia herramienta como un Business Innovation Software. 

Como siempre solemos hacer, hemos contemplado la aplicación de esta solución en la industria hotelera. Pues un hotel o una cadena cuenta con muchos departamentos subordinados a la dirección. Consideramos muy importante que la dirección del hotel encuentre la forma de escuchar a todos sus empleados. Y de alguna manera, esta herramienta puede dar voz a estos empleados. Paralelamente, la dirección puede establecer ciertas técnicas de incentivación que fomenten la participación.


Así, no hemos dudado en ponernos en contacto con ellos y pedirles que nos concedieran una entrevista. Y así lo han hecho. A continuación os contamos lo que nos ha contestado Albert Ruiz, uno de los cofounders de Idearium. A través de la siguiente entrevista podremos averiguar en qué consiste esta solución y qué aplicabilidad tiene en el sector hotelero.

1. ¿Cómo se os ocurrió la idea de diseñar una herramienta como la de Idearium? ¿Qué fue lo que os movió a hacerlo?

Idearium empezó como un proyecto de Máster que quería ayudar a los estudiantes/emprendedores a desarrollar sus proyectos desde la fase inicial hasta la obtención de financiación. En el desarrollo de este proceso nos dimos cuenta que la fase inicial de los proyectos ya sean educativos o empresariales estaban muy desestructurados y había pocas soluciones que trataran esta problemática. Adicionalmente teníamos claro que nuestro objetivo sería llegar a las empresas, por lo que ambas situaciones nos llevaron, casi sin quererlo, a desarrollar una solución que diera respuesta a esta necesidad creciente.

2. ¿Creéis que las empresas de hoy en día necesitan escuchar más a sus empleados?

A día de hoy es una demanda de la sociedad en general y no solo de las empresas, que quiere ser más escuchada, más colaborativa, más democrática y más móvil. Creemos que tiene mucho sentido aprovechar el conocimiento de todas las personas de una organización y no solo el de unas pocas.

3. ¿Cuánto tiempo hace que lanzasteis este proyecto?

Empezamos el proyecto a principios del año 2013 y lo lanzamos el pasado mes de septiembre.

4. ¿Qué tipo de clientes acuden a vosotros? ¿Acuden empresas grandes?

Acuden a nosotros clientes de todo tipo, empresas de 15 trabajadores y empresas que cotizan en Mercados como el IBEX-35, aunque no para todos tenemos una solución que pueda ser buena para ellos. Idearium es una solución que está pensada para empresas entre 50 y 1.000 trabajadores. Aunque en empresas de mayor tamaño puede ser una buena solución para departamentos concretos o filiales.

5. ¿En qué industria pensasteis al dar con esta idea?

Las principales industrias que pensamos y que estuvimos trabajando en el desarrollo de Idearium son la industria alimentaria, farmacéutica y de bienes de equipo. Aunque ya desde el inicio del desarrollo, muchas empresas de servicios como diseñadores, consultoras y otras mostraron mucho interés.

6. ¿Qué posibilidades veis respecto a la aplicación de Idearium a la industria hotelera?

Idearium daría un canal de comunicación directo, efectivo y trazable a todos los empleados. El personal del hotel es el que ejerce el día a día con el cliente, ve las cosas que funcionan y las que no. En base a sus experiencias puede proponer desde pequeñas mejoras logísticas u operativas a nuevos servicios que ofrecer a clientes. En este punto sería importante la proactividad de los empleados para leer las quejas y los problemas y trasladarlos a propuestas concretas de mejora. ¿Se imaginan extrapolar 1 mejora propuesta y ejecutada con éxito a en un hotel a todos los hoteles del grupo?

7. ¿Cómo funciona Idearium exactamente?

La plataforma tiene 3 perfiles diferenciados: el innovador, el revisor y el comité. En este sentido cualquiera que proponga una idea será revisada por el experto en esa área y posteriormente el comité es quien acaba tomando la decisión final sobre su ejecución e implantación. Aun así una idea que ha tenido soporte de otros compañeros, tendrá mucha más fuerza para que el comité la tenga en consideración.

Otro aspecto importante es la creación de retos para focalizar áreas de mejora o campañas cíclicas. Los retos son una manera de concentrar los esfuerzos en un ámbito específico, muy importante para las innovaciones incrementales.

8. ¿Podría servir vuestra solución para escuchar a más stakeholders que no sean los empleados, como por ejemplo, partners o proveedores?

Sí. En ocasiones tiene mucho sentido poder escuchar e involucrar a tus stakeholders antes de que lances un producto o un servicio al mercado. Esto tiene que ver un poco con el Design Thinking… Me explico:

En vez de estar desarrollando un producto o la optimización de un proceso durante 6 meses y una vez lanzado o implementado empezar a recibir feedback de tus stakeholders, la idea es dar pequeños pasitos y poder validarlos cada vez, con lo que colaborar desde el primer momento puede ser muy fructífero para ambas partes a medio plazo.

9. ¿Y podría implantarse para los huéspedes del hotel con el objetivo de incentivar y conocer de primera mano las sugerencias e incidencias de éstos?

De la misma manera que puedes invitar a partners o proveedores, podrías invitar a huéspedes del hotel, pero Idearium no está pensado como un buzón de quejas, sino como una herramienta que facilite la innovación y, en consecuencia, la sostenibilidad de las empresas.

10. Y ya para terminar, contadnos qué tipos de incentivos proponéis para lograr que los trabajadores participen en este tipo de iniciativas.

Los incentivos que pueden proponerse depende mucho de la cultura de la organización, de cómo quiera gestionarlo su departamento de RRHH, etc. … pero de manera genérica podríamos dividirlos en dos tipos igualmente  importantes:

Los incentivos que representan un reconocimiento para la persona (empleado del año, comunicación a toda la organización y/o stakeholders, financiación para desarrollar la idea…) y los incentivos que representan una retribución en especies (tickets de descuento, dispositivos móviles, viajes…) y que también podría ser de tipo monetario.

Una persona que propone una idea, se ejecuta correctamente y tiene un impacto positivo en la organización, pensamos que tiene que ser justamente retribuida.

Y hasta aquí llega la entrevista a uno de los founders de Idearium. Podemos concluir que éstos jóvenes emprendedores han sabido prever una necesidad muy real en el día a día de las empresas. Han desarrollado una solución capaz de incentivar a los trabajadores a que participen en procesos de mejora empresarial. Así han creado una técnica que beneficia a la empresa y también a sus trabajadores, generando un resultado win-win.



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