¿Qué es un PMS?

Hace ya más de un año realizamos una guía comentando las dudas más frecuentes relativas al PMS (Property Management System). Aun así nos hemos dado cuenta de que nunca hemos respondido a una pregunta esencial: ¿Qué es un PMS? Creemos que es una buena idea hacer una back to basics y empezar este post con una definición sencilla y clara.

Hoy responderemos, por tanto, a esta pregunta y analizaremos qué retorno puede obtener el hotel al optar por una herramienta de gestión como es el PMS.

¿Qué es un PMS?

Un PMS es una aplicación de software que permite automatizar diversas funciones de un hotel. Mediante módulos se podrán gestionar las  áreas más significativas dentro del ámbito de la gestión hotelera, ya sea ésta aplicada a cadenas hoteleras como a hoteles independientes.

Normalmente esta herramienta puede ser complementada con diversas integraciones para gestionar subáreas más concretas y específicas. Para mostrar esas subáreas y ordenarlas se diseñó el siguiente gráfico.

En base a las características y necesidades del hotel, éste podrá optar por unos complementos u otros. De ahí la importancia de que el PMS sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a estas necesidades.

¿Qué aspectos considerar para calcular el ROI del PMS de tu hotel?

Aparte de la definición de PMS, otro aspecto a tener en cuenta y que no se contempla en la guía es el retorno que tiene el mero hecho de invertir en una herramienta de gestión como la que se acaba de definir.

En base a este artículo que hemos encontrado en TecnoHotel, proveniente de un estudio realizado por Hotel News Resourse, veremos en qué debemos fijarnos para calcular ese retorno, también denominado ROI (Return On Investment). Según este artículo debemos considerar los siguientes aspectos para calcular el retorno que supone invertir en un PMS:

· Tiempo.
Uno debe asegurarse de que implementar una herramienta de gestión hotelera agilizará los procesos de gestión interna. El hotelero debe averiguar hasta qué punto este nuevo sistema reduce la cantidad de tiempo que actualmente se emplea en la gestión de actividades de recepción (check-in y check-outs), gestión de precios, control de inventario, etc.

· Pérdidas.
Aquí queremos dejar ver todas esas pérdidas a las que renunciaremos si conseguimos evitar errores propios de actualizaciones manuales. En muchos casos, complementar el PMS con las integraciones adecuadas y ajustadas a las auténticas necesidades del hotel ayudará a reducir costes, sobre todo cuando se trata de vincular el PMS con software de terceros.

· Huésped.
La implementación de un PMS conlleva diversas ventajas y, como siempre, éstas deben verse reflejadas en los huéspedes. Es decir, es importante que las mejoras internas se reflejen en la satisfacción del huésped. Se supone que al mejorar la operativa del hotel, el cliente se sentirá más satisfecho y así lo demostrará. Podrá demostrarlo mediante el aumento de reservas, ya sea convirtiéndose en un huésped recurrente como recomendando la experiencia a otras personas.

Otra forma que dejará evidencia de esta mejora será analizar los comentarios que los huéspedes realizan en plataformas de opinión como puede ser TripAdvisor. Aumentar la calidad y la cantidad de comentarios positivos estará directamente relacionado, y de cada vez más, con los resultados económicos. 

A continuación, y ya para concluir, relacionamos estas necesidades con los respectivos aspectos comentados anteriormente.

· Optimización. Se necesitan mejores resultados haciendo uso de menos recursos. Mediante la tecnología podremos realizar las mismas tareas en menos tiempo y utilizando menos recursos. El tiempo se vuelve un factor crítico en este contexto.

· Diferenciación. Hoy en día existe muchísima competencia y no podemos permitirnos algunos errores manuales que fácilmente podrían ser evitados. En muchos casos, prescindir de la herramienta tecnológica adecuada puede provocar que el hotel se vuelva menos competitivo. Por tanto, el primer elemento para lograr diferenciarse será evitar errores subsanables.

· Experimentación. El huésped debe experimentar esas mejoras tecnológicas mediante un aumento de su satisfacción. Hoy en día la satisfacción del huésped está relacionada con el impacto que genera la experiencia vivida en el establecimiento hotelero.

La tecnología se va adaptando a nuestras vidas y nuestras vidas se adaptan a ellas. Hemos querido resaltar estos últimos aspectos precisamente porque pensamos que es importante que el uso de tecnología sea proporcional a las necesidades actuales.