Escáner OCR: Facilita la vida a los recepcionistas.
En Winhotel queremos poner las cosas más fáciles a los hoteleros. Sobre todo si quieren tener contentos a sus recepcionistas y ayudarles a agilizar su trabajo.
Hablemos de los lectores de documentos o escáner OCR. No es tarea sencilla elegir un lector de documentos para un hotel, sobre todo si se tiene en cuenta que supone un desembolso de dinero importante. Aunque hay que tener en cuenta que uno de los mayores retos a los que se enfrentan los hoteles es la realización de los check-in de sus huéspedes de la forma más rápida y eficiente posible. Además, si se añade la necesidad de ubicar todos los datos personales del cliente en un único sitio, la unión entre Escáner OCR y el PMS se hace indispensable.
El lector de documentos o escáner OCR, que debe sus siglas al inglés y significa reconocimiento óptico de caracteres, usa una tecnología capaz de interpretar los datos de los documentos que introduces en tu escáner para poder trabajar después con ellos.
Se debe señalar que en el caso de hoy hablamos de lectores de documentos con luz blanca. Esta aclaración es necesaria puesto que existen diversos tipos de lectores y no todos cumplirán los beneficios de los que hablaremos hoy. Nos hemos decantado por estos lectores por su durabilidad y fiabilidad, puesto que son unas de sus principales ventajas.
Realizar el registro de los clientes de forma manual es un proceso lento, que implica unos costes operativos de tiempo. Es también un proceso ineficiente por el elevado porcentaje de errores que tienen los procesos manuales. Además, este proceso es lento y cansado para los clientes del hotel.
Para empezar, vamos a señalar algunas de las funciones principales del Escáner OCR hotel:
· Check-in inmediato y automático.
· Identifica automáticamente el documento.
· Lectura y extracción de todos los campos en aproximadamente 2 segundos.
· Lee documentos de más de 190 países.
· Parte de viajeros sin errores y lista para enviar a la policía.
· Plantilla de impresión personalizable del parte de viajeros.
· Base de datos de entradas y salidas sin errores.
A continuación destacamos los principales beneficios que tiene el uso de lectores de documentos como el Escáner OCR:
· Optimización del check-in.
· Proceso rápido que permite evitar colas y optimizar los recursos en recepción.
· Disminuye los costes operativos asociados a tiempo, manipulación manual del documento, custodia e indexación. Por lo que un punto a destacar es la eliminación del riesgo de pérdida de documentos personales cuando se dejan como depósito.
· Introducción fiable de los datos, que facilita la futura explotación óptima en campañas de marketing.
· Se reducen los tiempos de espera del huésped.
· Ficha policial sin errores y lista para enviar a la policía.
· La digitalización de textos permite ayudar a las tareas de almacenamiento de información.
Gracias al escáner OCR, convierte documentos físicos en archivos digitales
Por lo tanto, al automatizar el proceso de identificación de los documentos de identidad, se mejora la administración de estos. Los datos son capturados, extraídos y clasificados para su integración en el sistema de gestión del hotel o Property Management System (PMS) de forma eficiente por lo que se puede destacar la reducción de costes en forma de tiempo y errores.
Así pues, se gana en rapidez y eficiencia, a la vez que se ofrece una mejor experiencia al cliente, sin esperas ni colas. Además, el coste a medio y largo plazo de no usar las nuevas tecnologías para mejorar los procesos es superior a la inversión requerida para la implantación de un lector de documentos.
Como ya se ha comentado, el lector proporcionará unos datos correctos de los huéspedes y disponer de ellos permite conseguir una ficha exclusiva y de calidad. Esto mejorará el nivel de conocimiento de los clientes del hotel de cara a su fidelización y permite ofrecer un servicio en consonancia a sus necesidades.
Cabe recordar que se tienen que poner todas las barreras existentes para ofrecer la máxima seguridad a los clientes. Al automatizar los procesos de identificación y dejar de lado las tradicionales copias de documentos en papel, se aumenta el nivel de protección de sus datos personales.
Desde nuestro punto de vista parece casi obligatorio sistematizar y digitalizar todos los procesos posibles. Además, en el caso del escáner OCR el software se instala de forma sencilla en el ordenador de recepción, estableciendo una conexión con el PMS que usa para la gestión de su hotel.
Nos adaptamos a las necesidades del hotel
Independientemente del tamaño de tu establecimiento, el PMS hotel de Winhotel se adapta a tus necesidades. Su interfaz intuitiva y fácil de usar te brinda acceso en tiempo real a información clave sobre reservas, ocupación y rendimiento del hotel. Esto te permitirá tomar decisiones informadas y optimizar tu negocio de manera efectiva.
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