Términos y condiciones generales

Introducción

Documento: Términos y condiciones generales en la aceptación y contratación de productos y servicios.

Versión: v3 — Fecha de entrada en vigor: 15/06/2026

Los presentes Términos serán aplicables y vincularán a las partes a partir de la Fecha de Entrada en Vigor indicada. Cualquier contratación, oferta o prestación de servicios realizada con posterioridad a dicha fecha se regirá por esta versión de los Términos, salvo pacto expreso y por escrito en sentido contrario.

Ámbito de aplicación

• La contratación, acceso y uso de la plataforma SaaS y demás productos y servicios ofrecidos por Winhotel.
• Las relaciones entre Winhotel y el Cliente en todo lo relativo al funcionamiento, soporte, mantenimiento, integraciones y servicios complementarios descritos en el documento.

Ley aplicable y jurisdicción

El presente contrato se rige en su integridad por la legislación española. Para la resolución de cualquier controversia, las partes se someten a la jurisdicción exclusiva de los Juzgados y Tribunales de Palma de Mallorca.

Actualizaciones de los Términos

Winhotel se reserva el derecho a modificar los presentes Términos notificando al Cliente con un preaviso mínimo de treinta (30) días naturales antes de la entrada en vigor de la nueva versión. Si el Cliente no manifiesta su disconformidad por escrito dentro de dicho plazo, se entenderá que acepta la nueva versión.

1. Titularidad

Winhotel Solution S.L. es titular exclusivo de todos los derechos de propiedad intelectual e industrial relativos al producto y servicio SaaS objeto del presente contrato, incluyendo, a título enunciativo, el software, el código fuente y objeto, interfaces, algoritmos, documentación, bases de datos, marcas, diseños, know how y cualquier mejora o actualización. Salvo licencia expresa y por escrito concedida por Winhotel, queda prohibida cualquier reproducción, distribución, transformación, comunicación pública, descompilación, ingeniería inversa, explotación o cesión de dichos activos.

Este servicio es propiedad y está operado por WINHOTEL SOLUTION, S.L. con domicilio en Gremi Cirurgians i Barbers, 48 –3C, 07009 Palma de Mallorca (España). CIF: B-07964380. Correo electrónico de contacto: info@winhotelsolution.es

2. Aceptación

El Cliente a los efectos de estos Términos y Condiciones será el establecimiento (hotel, cadena, apartamento u otro proveedor de alojamiento) que contrate los productos y servicios de Winhotel. El Cliente declara expresamente que actúa en el marco de su actividad empresarial o profesional, quedando excluida la aplicación de la normativa de protección de consumidores.

El contrato entre Winhotel y el Cliente se perfecciona en el momento en que el Cliente firma o acepta la oferta o presupuesto emitido por Winhotel. El acceso a la plataforma estará condicionado a la perfección del contrato y al cumplimiento de las obligaciones de pago establecidas.

El Cliente utilizará el Servicio exclusivamente en el marco de su actividad empresarial. Queda prohibido emplear el Servicio para finalidades ilícitas, contrarias a lo pactado, o para prestar servicios a terceros no contemplados en la oferta aceptada.

3. Condiciones Generales de Venta

• Los precios indicados en la oferta no incluyen impuestos indirectos; se aplicará según legislación española vigente, pudiendo repercutirse el IVA en factura.
• Salvo que se indique expresamente lo contrario, el software se entrega en modalidad SaaS: Winhotel presta, aloja y gestiona el servicio en "la nube".
• Los tiempos de los servicios se expresan en horas/consultor dentro del horario estándar: lunes a viernes de 09:00h a 17:00h (CET).
• No se incluyen posibles gastos de estancia, desplazamiento y manutención de técnicos o consultores, salvo que se acuerde y presupuesten expresamente.
• Vigencia de la oferta económica o propuesta: 30 días naturales desde la fecha establecida en el documento.

El presupuesto incluye:

• El PRODUCTO: Acceso a aplicaciones presupuestadas y aceptadas, hosting de software, bases de datos, copias de seguridad, y la prestación de un servicio de Soporte y Mantenimiento evolutivo. APARTADO "A. TOTAL PRODUCTOS, ACCESO, SOPORTE Y MANTENIMIENTO".
• Los SERVICIOS complementarios (APARTADO [B. Servicios] de la oferta de presupuesto): consultoría previa, parametrización, importación de datos, gestión de proyecto, formación, capacitación, servicios de apoyo en la puesta en marcha y seguimiento.

El presupuesto NO incluye:

• Venta del software ni de la documentación: Winhotel conserva la titularidad del software, know-how, patentes y secretos comerciales, salvo cesión expresa y escrita.
• Hardware, licencias de base de datos (MS SQL Server/Client-CAL), software de base (Windows Server, Windows OS) ni servicios asociados a su implantación.
• Desarrollos, funcionalidades o reportes considerados personalizaciones no recogidas en el presupuesto.
• Volcado de datos no indicado en apartado "B. SERVICIOS" o en la definición del proyecto.
• Cualquier servicio, producto o responsabilidad ajena a los productos fabricados por Winhotel.

Las cantidades entregadas por adelantado se consideran a cuenta del pedido; no se consideran arras ni serán reembolsables, salvo causa imputable exclusivamente a Winhotel. Winhotel podrá actualizar sus tarifas con preaviso mínimo de treinta (30) días naturales. Es aplicable la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

4. Definición de SaaS y Responsabilidades Operativas

El software se entrega en modalidad SaaS (Software as a Service). En esta modalidad Winhotel presta, aloja, opera y mantiene el servicio en "la nube", permitiendo al Cliente el acceso a las aplicaciones y a los datos contratados mediante credenciales.

Responsabilidades operativas de Winhotel (Proveedor)

• Disponibilidad y operación: gestionar y operar la plataforma SaaS, desplegar y mantener servidores, redes y componentes para proporcionar el servicio conforme a lo pactado.
• Seguridad técnica: aplicar controles razonables de seguridad técnica, incluyendo cifrado en tránsito, controles de acceso, gestión de parches y protección perimetral según estándares industriales.
• Backups: realizar copias de seguridad automáticas (por defecto: copias diarias, con parciales transaccionales cada 1 hora, con retención máxima de 90 días, salvo acuerdo distinto).
• Mantenimiento y actualizaciones: realizar parches, actualizaciones y revisiones evolutivas. Winhotel notificará con antelación razonable las ventanas de mantenimiento programado.
• Monitorización e incidentes: monitorizar el entorno e informar al Cliente de incidentes de seguridad o disponibilidad que afecten sustancialmente al servicio.
• Restauración y límites: restaurar servicios y/o datos desde copias de seguridad conforme a procedimientos y límites contractuales. Winhotel no garantiza recuperación de información eliminada si ha transcurrido el periodo de retención acordado.
• Soporte: prestar el soporte contratado (Standard o Premium) y atender incidencias según condiciones y horarios pactados.

Responsabilidades operativas del Cliente

• Control de accesos y credenciales: custodiar credenciales, aplicar buenas prácticas y notificar inmediatamente a Winhotel cualquier uso no autorizado o pérdida.
• Seguridad de endpoints y red: mantener seguridad en sistemas, estaciones, redes y dispositivos que acceden al servicio y contar con conexión a Internet adecuada.
• Uso y datos: introducir, clasificar y gestionar datos conforme a normativa.
• Cooperación en incidentes: colaborar en investigación y mitigación de incidentes, aportando información y accesos razonables.
• Integraciones y personalizaciones: mantener seguros y actualizados sistemas de terceros que integren con la plataforma.
• Notificación de requerimientos: notificar a Winhotel cualquier requerimiento legal o administrativo que afecte a los datos almacenados en el servicio.

Winhotel no será responsable de fallos o degradaciones causadas por actuación o configuración incorrecta del Cliente, por terceros externos, por fallos de enlaces de Internet del Cliente o por causas fuera del control razonable del proveedor.

5. Servicios de Soporte

1. Opciones contratables

• Soporte Standard: Canal e-mail/chat. Horario L-V 09:00–17:00 (CET). Cobertura: incidencias de funcionamiento y consultas operativas básicas.
• Soporte Premium: Canal teléfono/e-mail/chat, con posibilidad de asignación de Account Manager. Horario L-V 09:00–17:00 (CET). Mayor prioridad en atención y gestión proactiva.
• Soporte Consultoría PEM: Independientemente de la modalidad contratada, el cliente cuenta con "soporte Premium" desde la puesta en marcha del sistema hasta los 30 días siguientes.

2. Condición de acceso

El acceso y la continuidad en la prestación del servicio y del soporte están supeditados al cumplimiento por parte del Cliente de sus obligaciones de pago. En caso de impago, Winhotel podrá suspender el acceso al servicio y/o la prestación del soporte.

3. Exclusiones del servicio de soporte

El servicio de soporte no incluirá en ningún caso la impartición de formación específica, continuada o prolongada. Se consideran excluidas: cursos o sesiones estructuradas con planificación de contenidos y objetivos; programas de capacitación con duración superior a 30 minutos por usuario sin acuerdo expreso; y formación personalizada para roles concretos. Las solicitudes de formación fuera del alcance del soporte serán presupuestadas por Winhotel.

4. Teléfono de emergencia (fuera de horario)

En la entrega del PRODUCTO, Winhotel facilitará al Cliente un número de teléfono exclusivo para la atención de incidencias graves y bloqueantes fuera del horario de soporte. Este número deberá usarse exclusivamente para emergencias que impidan la operación crítica del sistema.

5. Cobertura fuera de horario

• Soporte Standard: Las intervenciones efectivas fuera del horario estándar podrán ser facturadas.
• Soporte Premium: La atención de emergencias graves y bloqueantes fuera de horario podrá estar incluida según lo pactado en la oferta.

6. Respuesta, tiempos y SLA

La respuesta inicial y los tiempos de resolución estarán regulados por el tipo de soporte contratado y, en su caso, por el Anexo de Nivel de Servicio (SLA) debidamente firmado entre las partes.

7. Procedimiento de notificación y escalado

Canales primarios: soporte por e-mail: soporte@winhotelsolution.es, chat (cuando esté disponible desde la plataforma), y teléfono de emergencia (solo para incidencias graves/bloqueantes fuera de horario).

6. Condiciones de Entrega / Cesión de Productos

Winhotel entregará el software indicado en la sección "A. PRODUCTOS". El acceso al software, modalidad SaaS, incluye programas, dispositivos de acceso y software de interfaz (en adelante, "PRODUCTO").

El Cliente deberá notificar a Winhotel en los 30 días siguientes al acceso inicial cualquier incidencia técnica o desalineación funcional entre el PRODUCTO y lo contratado, solicitando corrección a soporte@winhotelsolution.es. Si no se comunica incidencia alguna en dicho plazo, se entenderá que el PRODUCTO funciona correctamente y conforme a lo contratado.

Interfaces o integraciones no incluidas en la lista estándar de soluciones integradas y certificadas por Winhotel tendrán coste adicional y estarán sujetos a cotización.

Acceso, Usuarios Concurrentes y limitaciones

A efectos del presente contrato, se entenderá por "Usuario Concurrente" cualquier usuario, persona o sistema que mantenga una sesión activa y simultánea en la plataforma en un mismo instante de tiempo.

• El acceso está limitado al número de Usuarios Incluidos indicados en la oferta de presupuesto.
• Winhotel podrá aplicar controles técnicos para garantizar el cumplimiento del límite de Usuarios Concurrentes (control de sesiones activas, restricciones de inicio de sesión o colas de acceso).
• El Cliente es responsable de la gestión interna de credenciales y del uso responsable de las cuentas de usuario.

7. Condiciones Generales Asociadas a los Servicios

Winhotel prestará un trabajo o actividad al cliente, destinado principalmente a la implementación y puesta en marcha de las soluciones informáticas fabricadas por el primero, y contratadas por el segundo. Los servicios serán ejecutados por empresas de su grupo o por terceros colaboradores debidamente seleccionados, bajo la supervisión y responsabilidad de Winhotel.

Los servicios se entregarán y ejecutarán virtualmente o en remoto salvo acuerdo previo. No se incluyen posibles gastos de estancia, desplazamiento y manutención, salvo que se acuerde y presupuesten expresamente.

La estimación de horas indicada en la oferta tiene carácter orientativo. Principales causas de desviaciones:

• Nuevas solicitudes y/o cambios solicitados por el cliente no planificados con anterioridad.
• Problemas técnicos imputables al cliente que impiden la correcta ejecución de los servicios.
• Fallos en la comunicación que deriven en desacuerdos que demoren los tiempos de implementación.
• Falta de involucramiento del cliente y sus interlocutores para la puesta en marcha de los productos.

Las horas extraordinarias realizadas, no imputables a responsabilidad de Winhotel, serán facturadas a precio de tarifa vigente.

8. Servicios Complementarios a la Entrega del Producto

Los servicios complementarios (Apartado [B. Servicios] de la oferta de presupuesto) engloban todas aquellas horas de prestación dedicadas a la ejecución del proyecto, incluyendo, pero no limitándose a: consultoría previa, parametrización, importación de datos, gestión de proyecto, formación, capacitación, servicios de apoyo en la puesta en marcha y seguimiento.

1. Proyectos de nuevas implementaciones y migraciones

En caso de que los servicios estén vinculados a un Proyecto de nueva implementación o migración a nuevo entorno tecnológico (Winhotel Web40/eVolution), éste englobará una serie de fases estructuradas y estandarizadas que podrán variar según la tipología del Proyecto. Si el proyecto carece de aspectos necesarios para asegurar el éxito, se comunicará al cliente para revisar y ampliar el acuerdo. Si el Cliente aplaza o cambia el orden pactado de los servicios, deberá avisar por escrito a Winhotel con al menos 15 días de antelación.

2. Formación y Capacitación

Las horas de formación serán las detalladas en el presupuesto, pudiendo ser ejecutadas de manera online o presencial previo acuerdo entre las partes. El Cliente tendrá acceso a todos los recursos formativos (manuales de uso, manuales de ejecución de procesos estándar y videotutoriales) que pondrá a disposición Winhotel.

Bonificaciones Fundae: La posibilidad de bonificación de la formación a través de Fundae es de carácter opcional. En caso de que el Cliente desee que Winhotel gestione la bonificación ante Fundae, deberá comunicarlo por escrito con al menos 21 días de antelación respecto del inicio de la formación. El coste de gestión será del 15% sobre el coste de la formación.

3. Desarrollos, personalizaciones e integraciones

Cualquier modificación fuera del dimensionamiento pactado en la VTAS (Valoración Técnica de Adaptaciones) deberá ser presupuestada adicionalmente.

9. Otras Condiciones Asociadas a la Ejecución de los Servicios

• La ejecución solo se realizará para productos contemplados en este documento o adquiridos previamente.
• Las horas presupuestadas son teóricas; si se exceden, se notificará al Cliente mediante albarán y se facturarán los excesos según tarifas vigentes.
• Los servicios se prestarán dentro del horario convenido (lunes a viernes 09:00–17:00 CET). El tiempo fuera de ese horario será facturado según tarifas vigentes.
• La ejecución está sujeta a la disponibilidad y recursos de Winhotel.

10. Condiciones Servicios Cloud / SaaS

• El servicio Cloud/SaaS incluye acceso a las aplicaciones, hosting de aplicaciones y bases de datos, y copias de seguridad.
• Mantenimiento evolutivo: incluye reinstalación de software en el entorno Cloud en caso de anomalías, 4 revisiones menores y 2 mayores aplicadas automáticamente al PRODUCTO/S contratado/s. Se entiende por revisión menor aquella que corrige errores, mejora el rendimiento o incorpora ajustes menores de funcionalidad. Se entiende por revisión mayor aquella que incorpora nuevas funcionalidades o cambios significativos en la plataforma.
• El mantenimiento no incluye recuperación o reconstrucción de datos dañados por mal uso del Cliente, ni adaptaciones o personalizaciones no incluidas en el estándar contratado.
• Las condiciones de soporte aplicables se regulan en el apartado 5 del presente contrato.

11. Obligaciones y Prohibiciones — Modalidad Cloud / SaaS

• El Cliente se obliga a suministrar datos veraces para la creación de usuarios de acceso a la plataforma CLOUD.
• El uso de accesos estará limitado conforme a lo establecido en el apartado 6 del presente contrato.
• El Cliente es responsable de identificar y autenticar accesos, aprobar usuarios, controlar accesos no autorizados y mantener la confidencialidad de contraseñas e información de cuenta. Winhotel no es responsable de daños derivados de accesos por credenciales no protegidas.
• El Cliente será responsable de todas las actividades realizadas con sus cuentas y notificará inmediatamente cualquier uso no autorizado del que tenga conocimiento.
• El Cliente deberá emplear esfuerzos razonables para evitar accesos no autorizados a la plataforma.
• El Cliente reconoce y abonará los importes facturados y cargos que se deriven del presente contrato; no podrá excusarse en no uso del servicio para eludir el cumplimiento de sus obligaciones de pago.
• Winhotel podrá auditar el uso de los servicios para verificar conformidad con la orden de pedido. El Cliente cooperará y facilitará información razonable. Las auditorías no interferirán de forma injustificada con la actividad comercial normal del Cliente.
• El Cliente abonará en el plazo de 30 días desde su notificación por escrito las tarifas correspondientes al uso en exceso de los derechos contratados.
• El Cliente informará a Winhotel de irregularidades en la prestación del servicio y facilitará la información y cooperación necesarias para su resolución.
• El Cliente no adquiere derechos de uso que excedan el alcance y duración indicados en la propuesta comercial.

12. Duración del Contrato, Permanencia, Suspensión y Subrogación

Duración inicial y renovación automática: El contrato tendrá una duración inicial de un (1) año desde la fecha de inicio indicada en el presupuesto o contrato aceptado. Transcurrido el período inicial, el contrato se renovará automáticamente por períodos anuales sucesivos, salvo que cualquiera de las partes comunique su voluntad de no renovar con un preaviso mínimo de treinta (30) días naturales antes del vencimiento del período en curso, mediante comunicación escrita fehaciente.

Devengo de cuotas: Las cuotas del servicio se devengarán desde el primer día del período contratado, con independencia de la periodicidad de pago acordada entre las partes.

Novación: Cuando el Cliente contrate productos o servicios adicionales durante la vigencia de un contrato existente, la firma de la nueva oferta o presupuesto implicará la novación modificativa del contrato original, unificando todos los productos y servicios contratados bajo una nueva fecha de inicio común.

Extinción anticipada: En caso de resolución anticipada del contrato por decisión unilateral del Cliente sin causa imputable a Winhotel, el Cliente quedará obligado al pago de la totalidad de las cuotas correspondientes al período contractual en curso no transcurrido.

Suspensión del contrato

En caso de impago de cualquier factura emitida por Winhotel en la fecha de vencimiento establecida, Winhotel notificará al Cliente dicha circunstancia, otorgándole un plazo de 7 días naturales para regularizar la situación. Transcurrido dicho plazo sin que se haya producido el pago íntegro de las cantidades adeudadas, Winhotel podrá suspender de forma inmediata el acceso al servicio y la prestación del soporte, sin que ello genere derecho a indemnización ni reducción de las cuotas devengadas. Durante el período de suspensión, el cómputo del plazo contractual continuará su curso sin interrupción ni ampliación.

Subrogación

Ambas partes, mientras permanezca el contrato en vigor, se facultan para subrogar libremente la totalidad de obligaciones y derechos recogidos en el mismo, a las personas físicas o jurídicas que pudieran ser necesarias ante el cambio de propiedad, de empresa explotadora, de empresa gestora, de datos fiscales y en general ante cualquier cambio en la entidad de cualquiera de las partes que afecte a la contratación, pago o cobro del servicio contratado.

13. Requisitos Mínimos

• El hardware y software necesario (estaciones de trabajo, POS, impresoras, dispositivos móviles) deben estar instalados antes de la llegada de consultores para evitar retrasos.
• El Cliente es responsable del funcionamiento de su sistema y red, incluida una conexión a Internet adecuada, estable y suficiente.
• Se recomienda una línea de Internet adicional de respaldo con otro proveedor o medio.
• Para modalidad SaaS se recomienda un mínimo de subida 1 Mb y bajada 12 Mb tanto para línea fija como 3G/4G/5G.
• Navegador web: última versión (Google Chrome, Edge o similar).
• Estaciones de trabajo y TPVs: Procesador Dual Core 2.2 GHz, Memoria RAM 4 GB mínimo (8 GB recomendado), Resolución vídeo 1366x768, Monitor 15" o superior (recomendado 19").

14. Limitación de Responsabilidad

La responsabilidad de Winhotel frente al Cliente quedará limitada exclusivamente a los daños directos y probados causados por actuaciones directamente imputables a Winhotel. En ningún caso Winhotel responderá de daños indirectos, lucro cesante, pérdida de negocio, daños reputacionales, pérdida de datos o daños consecuentes. El importe máximo de responsabilidad, en cualquier caso, no podrá superar el equivalente a las cuotas efectivamente abonadas por el Cliente en los doce (12) meses anteriores al hecho causante del daño, en relación con el producto o servicio objeto de la reclamación. Esta limitación es aplicable aun cuando Winhotel hubiera sido informada de la posibilidad de tales daños.

15. Fuerza Mayor

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento o retraso en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales cuando dicho incumplimiento o retraso sea consecuencia de causas ajenas a su control razonable, incluyendo, a título enunciativo y no limitativo: desastres naturales, incendios, inundaciones, actos de guerra o terrorismo, huelgas generales, fallos generalizados de infraestructuras de telecomunicaciones o energía, ciberataques masivos de terceros, o actos de autoridades gubernamentales.

La parte afectada deberá notificar a la otra con la mayor brevedad posible la existencia y naturaleza de la causa de fuerza mayor. Si la situación de fuerza mayor se prolongara por un período superior a treinta (30) días naturales, cualquiera de las partes podrá resolver el contrato sin penalización mediante comunicación escrita a la otra parte.

16. Gestión de Reclamaciones

En caso de impago, Winhotel podrá reclamar al Cliente, además de las cantidades adeudadas y los intereses de demora, una compensación por costes de cobro de cuarenta euros (40,00€) por factura impagada, conforme a lo establecido en el artículo 8 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

17. Confidencialidad

Ambas partes se obligan a tratar confidencialmente cuanta información sea facilitada u obtenida en la ejecución del presente contrato, obligándose a no divulgarla durante, ni con posterioridad, a la vigencia del mismo y a someterla a iguales medidas de seguridad que se obligan a aplicar a la información confidencial de otros proveedores y clientes.

Esta obligación rige igualmente para cuantos empleados y/o colaboradores de ambas partes conozcan o puedan tener acceso a dicha información confidencial. Estas obligaciones serán efectivas por tiempo indefinido más allá de la finalización del servicio contratado y el propio contrato.

18. Nulidad Parcial

Si cualquier cláusula o disposición de los presentes Términos y Condiciones fuera declarada nula, inválida o inaplicable por resolución judicial o administrativa firme, dicha nulidad no afectará a la validez y eficacia del resto del contrato, que continuará vigente en todos sus términos. Las partes se comprometen a sustituir la cláusula declarada nula por otra que, siendo válida, refleje en la medida de lo posible la intención original de las partes.

19. Aviso Legal y Protección de Datos

De conformidad con lo establecido por el REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril del 2016 (Reglamento General de Protección de Datos), le informamos que puede consultar nuestra política de protección de datos en el siguiente enlace: www.winhotelsolution.com/es/aviso-legal/

Los datos personales facilitados en el marco de la relación contractual serán tratados por WINHOTEL SOLUTION, S.L., con domicilio en Gremi Cirurgians i Barbers, 48 –3C, 07009 Palma de Mallorca, en su condición de responsable del tratamiento, con la finalidad de gestionar y ejecutar el presente contrato de servicios. Dichos datos serán tratados con la máxima confidencialidad y no serán cedidos a terceros salvo obligación legal o necesidad derivada de la prestación del servicio.

El interesado podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad, mediante comunicación escrita dirigida a WINHOTEL SOLUTION, S.L. o a través del correo electrónico info@winhotelsolution.es.