Declaración Responsable del Sistema Informático de Facturación

1.a) Nombre del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

El nombre del sistema informático a que se refiere la presente declaración responsable es Winhotel eVolution PMS.

1.b) Código identificador del sistema informático a que se refiere el apartado a) de esta declaración responsable

El código identificador de Winhotel eVolution PMS a que se refiere la presente declaración responsable es:

eVolution PMS

1.c) Identificador completo de la versión concreta del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

La versión de Winhotel eVolution PMS a que se refiere la presente declaración responsable es:

eVolution 1.1 20251101

Esta declaración responsable será válida mientras no se publique una nueva declaración responsable que la sustituya, como consecuencia de cambios relevantes en las funcionalidades del sistema que afecten al cumplimiento de la normativa VERI*FACTU.

1.d) Componentes, hardware y software, de que consta el sistema informático a que se refiere esta declaración responsable, junto con una breve descripción de lo que hace dicho sistema informático y de sus principales funcionalidades

PMS eVolution (en adelante, eVolution) es un sistema informático de gestión y facturación hotelera en la nube (PMS – Property Management System), diseñado para establecimientos de alojamiento y empresas del sector turístico. Se comercializa en modalidad SaaS (Software as a Service) y es accesible mediante navegadores web y, en su caso, aplicaciones móviles asociadas.

A nivel tecnológico, el sistema se compone de:

• Software / backend
  • Aplicación servidor desarrollada sobre tecnologías estándar de mercado y base de datos relacional, que garantiza la integridad y trazabilidad de los datos.
  • API REST segura para la interacción con otros sistemas (por ejemplo, channel managers, motores de reserva, TPV, ERP o soluciones de contabilidad).
• Frontend / cliente
  • Aplicación web accesible mediante navegadores modernos.
  • Módulos o aplicaciones móviles (en caso de uso) para determinadas operativas (check-in/check-out, housekeeping, control de consumos, etc.).
• Infraestructura (hardware)
  • Servidores y servicios de infraestructura cloud alojados en centros de datos que cumplen con la normativa aplicable en materia de seguridad, protección de datos y continuidad de servicio.
  • Sistemas de copia de seguridad, alta disponibilidad y monitorización.

Principales funcionalidades del sistema en relación con la facturación y la actividad hotelera:

• Gestión integral de la operación hotelera
  • Gestión de reservas individuales y de grupo.
  • Asignación de habitaciones, tarifas y planes.
  • Gestión de estancias, no-shows, early check-in y late check-out.
• Facturación
  • Emisión de facturas completas y simplificadas derivadas de estancias, servicios adicionales, restauración u otros conceptos facturables.
  • Emisión y gestión de facturas rectificativas y documentos de anulación cuando proceda.
  • Gestión de facturación centralizada por empresa/establecimiento u otros centros de facturación.
  • Emisión de facturas de acuerdo con la normativa fiscal española aplicable.
• Cobros y créditos
  • Registro de cobros y pagos asociados a las facturas.
  • Integración con pasarelas de pago y/o TPVs físicos o virtuales, en su caso.
  • Gestión de anticipos, depósitos y créditos.
• Integración con otros sistemas
  • Integración con channel managers, motores de reserva, soluciones de restauración/TPV, sistemas contables y otras herramientas de terceros, a través de conectores y/o API.
• Informes y exportaciones
  • Informes de facturación, ventas por canal, producción por establecimiento, estadísticas y cuadros de mando.
  • Exportación de datos de facturación a formatos estándar para su análisis o integración con otros sistemas contables o de gestión.
• Funcionalidad VERI*FACTU y registros de facturación
  • Generación de los registros de facturación exigidos por el Reglamento que regula los sistemas de emisión de facturas verificables.
  • Envío automático de dichos registros a la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) cuando el sistema opera en modo VERI*FACTU, incluyendo la generación de la huella ("hash") y el resto de elementos requeridos.
  • Incorporación en las facturas de los elementos adicionales exigidos por la Orden HAC/1177/2024, tales como el código QR y, en su caso, la URL verificable cuando proceda, así como la leyenda correspondiente.
• Multientidad / multiobligado tributario
  • El sistema permite gestionar la facturación de varios obligados tributarios de forma independiente dentro de la misma plataforma, asegurando el cumplimiento separado de las obligaciones de cada uno de ellos, como si se tratase de sistemas informáticos distintos por cada obligado tributario.

1.e) Indicación de si el sistema informático a que se refiere esta declaración responsable se ha producido de tal manera que, a los efectos de cumplir con el Reglamento, solo pueda funcionar exclusivamente como «VERI*FACTU»

El sistema informático eVolution Cloud PMS ha sido diseñado y configurado de tal forma que solo puede operar como sistema «VERI*FACTU», cumpliéndose en todo momento las especificaciones del Reglamento y de la Orden HAC/1177/2024.

No es posible su utilización en modo «NO VERI*FACTU».

1.f) Indicación de si el sistema informático a que se refiere la declaración responsable permite ser usado por varios obligados tributarios o por un mismo usuario para dar soporte a la facturación de varios obligados tributarios

Sí, eVolution Cloud PMS permite ser utilizado por varios obligados tributarios o por un mismo usuario para dar soporte a la facturación de varios obligados tributarios, manteniendo para cada uno de ellos la separación de datos, registros de facturación y cumplimiento independiente de la normativa, de acuerdo con lo establecido en el anexo 2.6 de la Orden HAC/1177/2024.

1.g) Tipos de firma utilizados para firmar los registros de facturación y de evento en el caso de que el sistema informático a que se refiere esta declaración responsable no sea utilizado como «VERI*FACTU»

Dado que se trata de un sistema de facturación que solo puede ser utilizado exclusivamente en la modalidad de «VERI*FACTU», no se realiza una firma electrónica expresa e independiente de los registros de facturación generados.

Conforme establece la normativa, se considera que dichos registros quedan firmados al ser remitidos correctamente a los servicios electrónicos de la Agencia Tributaria con la debida autenticación mediante el correspondiente certificado electrónico cualificado utilizado para la comunicación con la sede electrónica de la AEAT.

1.h) Razón social de la entidad productora del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

La razón social de la entidad productora del sistema informático eVolution Cloud PMS es:

WINHOTEL SOLUTION, S.L.

1.i) Número de identificación fiscal (NIF) español de la entidad productora del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

El número de identificación fiscal (NIF) de la entidad productora del sistema informático eVolution Cloud PMS es:

B-07964380

1.j) Dirección postal completa de contacto de la entidad productora del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

La dirección postal completa de contacto de WINHOTEL SOLUTION, S.L. es:

Gremi de Cirurgians i Barbers 48, 3J, 07009, Palma de Mallorca, Islas Baleares, España.

1.k) Manifestación de cumplimiento normativo

WINHOTEL SOLUTION, S.L., como entidad productora del sistema informático eVolution Cloud PMS, hace constar que dicho sistema informático, en la versión indicada en esta declaración responsable, cumple con lo dispuesto en:

• El artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
• El Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
• La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en dicho Reglamento y en el artículo 6.5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
• Y con lo dispuesto en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para todo aquello que complete las especificaciones de la citada Orden HAC/1177/2024.

1.l) Fecha en que la entidad productora de este sistema informático suscribe esta declaración responsable del mismo

La entidad productora del sistema informático eVolution Cloud PMS, WINHOTEL SOLUTION, S.L., suscribe la presente declaración responsable en fecha:

01 de noviembre de 2025

1.m) Lugar en que la entidad productora de este sistema informático suscribe esta declaración responsable del mismo

Lugar de suscripción de esta declaración responsable:

Palma de Mallorca, Islas Baleares – España

2.a) Otras formas de contacto con la entidad productora del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

Otras formas de contacto con WINHOTEL SOLUTION, S.L., en relación con el sistema informático eVolution Cloud PMS, son:

HEAD OFFICE

• Teléfono: +34 971 498 890
• Horario: L–V 9:00 – 18:00
• Correo electrónico general: info@winhotelsolution.es
• Correo electrónico comercial: comercial@winhotelsolution.com
• Dirección: Gremi de Cirurgians i Barbers 48, 3J, 07009, Palma de Mallorca, Islas Baleares, España

2.b) Direcciones de internet de la entidad productora del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

• Sitio web de la empresa: https://www.winhotelsolution.com
• Información sobre este producto en la web de la empresa: Software hotel eVolution - Winhotel Solution
• Acceso al histórico de declaraciones responsables de las versiones de este producto: Disponible bajo solicitud o en esta misma página web.

2.c) El sistema informático a que se refiere esta declaración responsable cumple las diferentes especificaciones técnicas y funcionales contenidas en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, y en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para todo aquello que complete las especificaciones de dicha orden, de la siguiente manera

El sistema informático eVolution Cloud PMS cumple las especificaciones técnicas y funcionales contenidas en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, y en la sede electrónica de la AEAT, de entre otras, de la siguiente forma:

• Generación de registros de facturación con todos los campos exigidos, incluyendo la huella ("hash") calculada conforme al algoritmo especificado reglamentariamente.
• Transaccionalidad: se emplea la tecnología transaccional del sistema gestor de base de datos utilizado, consolidando en una única unidad transaccional la expedición de la factura y la generación del correspondiente registro de facturación, garantizando la integridad del proceso.
• Trazabilidad e inalterabilidad: se mantiene una cadena de registros enlazada mediante huellas, que permite verificar la secuencia completa desde el primer registro hasta el último y viceversa, asegurando la inalterabilidad y la trazabilidad de la información.
• Remisión a la AEAT en modo VERI*FACTU: el sistema tiene capacidad de remisión por medios electrónicos, de forma continuada, segura, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente de todos los registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT, conforme a los formatos, estructuras y requisitos establecidos.
• Gestión de incidencias y correcciones: en caso de rechazo o error en la remisión, se informa al obligado tributario del código de error y se permite la emisión de registros de subsanación o anulación, manteniendo la trazabilidad entre el registro original y los registros posteriores hasta la correcta aceptación por parte de la AEAT.
• Elementos adicionales en las facturas: las facturas emitidas incluyen el código QR y, cuando procede, la URL verificable, así como la referencia exigida («Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU»), con un tipo de letra y tamaño adecuados.
• Conservación, accesibilidad y legibilidad: se conservan los registros de facturación y, en su caso, los registros de eventos durante el plazo legalmente previsto, garantizando su integridad, accesibilidad, legibilidad y la posibilidad de exportación en los formatos previstos para la Administración tributaria.
• Registro de eventos: el sistema genera los registros de eventos contemplados en la Orden HAC/1177/2024, asegurando sus características de integridad, inalterabilidad, trazabilidad, conservación, accesibilidad y legibilidad, en términos equiparables a los registros de facturación.
• Multientidad y segregación de datos: el sistema permite la gestión segura de múltiples obligados tributarios, manteniendo la segregación lógica y la independencia de sus registros de facturación y eventos, de modo que el cumplimiento de la normativa puede verificarse de forma diferenciada para cada uno de ellos.

Firma

En Palma de Mallorca, Islas Baleares – España, a 01 de noviembre de 2025

Por WINHOTEL SOLUTION, S.L.

D. Javier Canales
CEO de WINHOTEL SOLUTION, S.L.