Declaración Responsable del Sistema Informático de Facturación – Winhotel PMS 4.5.3 Web40

1.a) Nombre del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

El nombre del sistema informático a que se refiere la presente declaración responsable es Winhotel PMS.

1.b) Código identificador del sistema informático a que se refiere el apartado a) de esta declaración responsable

El código identificador de Winhotel PMS a que se refiere la presente declaración responsable es:

Winhotel PMS 4.5.3 Web40

1.c) Identificador completo de la versión concreta del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

La versión de Winhotel PMS a que se refiere la presente declaración responsable es:

Winhotel PMS 4.5.3 Web40

Esta declaración responsable será válida mientras no se publique una nueva declaración responsable que la sustituya, como consecuencia de cambios relevantes en las funcionalidades del sistema que afecten al cumplimiento de la normativa VERI*FACTU.

1.d) Componentes, hardware y software, de que consta el sistema informático a que se refiere esta declaración responsable, junto con una breve descripción de lo que hace dicho sistema informático y de sus principales funcionalidades

Winhotel PMS es un sistema informático de gestión y facturación hotelera (Property Management System – PMS) diseñado para establecimientos de alojamiento y empresas del sector turístico.

Puede desplegarse tanto:

• On‑premise: instalado en servidores y/o infraestructura propiedad del cliente o bajo su control directo.
• En entorno cloud / SaaS virtualizado: alojado en infraestructura de terceros (cloud) gestionada por WINHOTEL SOLUTION, S.L. o por un proveedor autorizado, ofreciendo acceso remoto al sistema como servicio.

En todos los casos, la configuración y operación del sistema se realiza de forma que se garantice el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa VERI*FACTU.

A nivel tecnológico, el sistema se compone, al menos, de:

• Software / backend
  • Aplicación servidor (PMS) basada en tecnologías estándar de mercado, con base de datos relacional que garantiza la integridad, consistencia y trazabilidad de los datos.
  • Módulos de negocio para gestión de reservas, estancias, facturación, cobros, informes y resto de procesos operativos del hotel.
  • Interfaces y conectores para integración con otros sistemas (channel managers, motores de reserva, soluciones de restauración/TPV, sistemas contables, herramientas de business intelligence, etc.).
• Frontend / cliente
  • Interfaz de usuario de escritorio y/o web para su uso en equipos de recepción, administración, dirección y otros puestos de trabajo del hotel.
  • Acceso vía navegador web y, en su caso, módulos web complementarios para reporting, cuadros de mando y otras funcionalidades.
• Infraestructura (hardware)
  • Modalidad on‑premise: servidores, sistemas de almacenamiento y red proporcionados o gestionados por el cliente o su proveedor IT, donde se instala Winhotel PMS y su base de datos, así como sistemas de respaldo, copias de seguridad y medidas de seguridad física y lógica acordes al entorno del cliente.
  • Modalidad cloud / SaaS virtualizado: servidores y servicios de infraestructura cloud alojados en centros de datos que cumplen con la normativa aplicable en materia de seguridad, protección de datos y continuidad de negocio, con servicios de copia de seguridad, alta disponibilidad y monitorización gestionados por WINHOTEL SOLUTION, S.L. o por proveedores especializados.

Principales funcionalidades del sistema en relación con la facturación y la actividad hotelera:

• Gestión integral de la operación hotelera
  • Gestión de reservas individuales y de grupo, con diferentes canales de venta.
  • Asignación de habitaciones, tarifas, planes y suplementos.
  • Gestión de estancias, no‑shows, early check‑in y late check‑out, cambios de habitación, ampliaciones y reducciones de estancia.
• Facturación
  • Emisión de facturas completas y simplificadas derivadas de estancias de alojamiento, servicios de restauración, spa, eventos u otros conceptos facturables.
  • Emisión y gestión de facturas rectificativas, notas de abono y documentos de anulación cuando proceda.
  • Gestión de distintas series de facturación, centros de facturación y empresas, respetando los requisitos fiscales aplicables.
• Cobros y créditos
  • Registro de cobros y pagos asociados a las facturas, con distintos medios de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, bonos, etc.).
  • Integración con pasarelas de pago y/o TPVs físicos o virtuales, en su caso.
  • Gestión de clientes de crédito, cuentas por cobrar y vencimientos.
• Integración con otros sistemas
  • Integración con channel managers, motores de reserva, soluciones de restauración/TPV, sistemas contables y otras herramientas de terceros, a través de conectores específicos y/o APIs.
• Informes y exportaciones
  • Informes de facturación, ventas por canal, producción por establecimiento o cadena, estadísticas de ocupación y rendimiento, análisis de ingresos, etc.
  • Exportación de datos de facturación a formatos estándar para su análisis o integración con sistemas contables o de gestión empresarial.
• Funcionalidad VERI*FACTU y registros de facturación
  • Generación de los registros de facturación exigidos por el Reglamento que regula los sistemas de emisión de facturas verificables, en los términos definidos por el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024.
  • Envío de dichos registros, cuando el sistema opera como VERI*FACTU, a la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) conforme a los requisitos técnicos, de seguridad y de contenido establecidos.
  • Incorporación en las facturas de los elementos adicionales exigidos por la normativa, tales como el código QR y, en su caso, la URL verificable y la leyenda correspondiente.
• Multientidad / multiobligado tributario
  • El sistema permite gestionar la facturación de varios obligados tributarios de forma independiente dentro de la misma plataforma, asegurando la separación lógica de datos y registros de facturación, el cumplimiento individual de las obligaciones tributarias por cada obligado y la posibilidad de verificar el cumplimiento normativo para cada uno de ellos de manera separada.

1.e) Indicación de si el sistema informático a que se refiere esta declaración responsable se ha producido de tal manera que, a los efectos de cumplir con el Reglamento, solo pueda funcionar exclusivamente como «VERI*FACTU»

El sistema informático Winhotel PMS 4.5.3 Web40 ha sido diseñado y configurado de tal forma que solo puede operar como sistema «VERI*FACTU», cumpliéndose en todo momento las especificaciones del Reglamento y de la Orden HAC/1177/2024.

No es posible su utilización en modo «NO VERI*FACTU».

1.f) Indicación de si el sistema informático a que se refiere la declaración responsable permite ser usado por varios obligados tributarios o por un mismo usuario para dar soporte a la facturación de varios obligados tributarios

Sí, Winhotel PMS 4.5.3 Web40 permite ser utilizado por varios obligados tributarios o por un mismo usuario para dar soporte a la facturación de varios obligados tributarios, manteniendo para cada uno de ellos la separación de datos, registros de facturación y cumplimiento independiente de la normativa, de acuerdo con lo establecido en el anexo 2.6 de la Orden HAC/1177/2024.

1.g) Tipos de firma utilizados para firmar los registros de facturación y de evento en el caso de que el sistema informático a que se refiere esta declaración responsable no sea utilizado como «VERI*FACTU»

Dado que se trata de un sistema de facturación que solo puede ser utilizado exclusivamente en la modalidad de «VERI*FACTU», no se realiza una firma electrónica expresa e independiente de los registros de facturación generados.

Conforme establece la normativa, se considera que dichos registros quedan firmados al ser remitidos correctamente a los servicios electrónicos de la Agencia Tributaria con la debida autenticación mediante el correspondiente certificado electrónico cualificado utilizado para la comunicación con la sede electrónica de la AEAT.

1.h) Razón social de la entidad productora del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

La razón social de la entidad productora del sistema informático Winhotel PMS 4.5.3 Web40 es:

WINHOTEL SOLUTION, S.L.

1.i) Número de identificación fiscal (NIF) español de la entidad productora del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

El número de identificación fiscal (NIF) de la entidad productora del sistema informático Winhotel PMS 4.5.3 Web40 es:

B-07964380

1.j) Dirección postal completa de contacto de la entidad productora del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

La dirección postal completa de contacto de WINHOTEL SOLUTION, S.L. es:

Gremi de Cirurgians i Barbers 48, 3J, 07009, Palma de Mallorca, Islas Baleares, España.

1.k) Manifestación de cumplimiento normativo

WINHOTEL SOLUTION, S.L., como entidad productora del sistema informático Winhotel PMS 4.5.3 Web40, hace constar que dicho sistema informático, en la versión indicada en esta declaración responsable, cumple con lo dispuesto en:

• El artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
• El Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
• La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en dicho Reglamento y en el artículo 6.5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
• Y con lo dispuesto en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para todo aquello que complete las especificaciones de la citada Orden HAC/1177/2024.

1.l) Fecha en que la entidad productora de este sistema informático suscribe esta declaración responsable del mismo

La entidad productora del sistema informático Winhotel PMS 4.5.3 Web40, WINHOTEL SOLUTION, S.L., suscribe la presente declaración responsable en fecha:

01 de noviembre de 2025

1.m) Lugar en que la entidad productora de este sistema informático suscribe esta declaración responsable del mismo

Lugar de suscripción de esta declaración responsable:

Palma de Mallorca, Islas Baleares – España

2.a) Otras formas de contacto con la entidad productora del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

Otras formas de contacto con WINHOTEL SOLUTION, S.L., en relación con el sistema informático Winhotel PMS 4.5.3 Web40, son:

HEAD OFFICE

• Teléfono: +34 971 498 890
• Horario: L–V 9:00 – 18:00
• Correo electrónico general: info@winhotelsolution.es
• Correo electrónico comercial: comercial@winhotelsolution.com
• Dirección: Gremi de Cirurgians i Barbers 48, 3J, 07009, Palma de Mallorca, Islas Baleares, España

2.b) Direcciones de internet de la entidad productora del sistema informático a que se refiere esta declaración responsable

• Sitio web de la empresa: https://www.winhotelsolution.com
• Información sobre Winhotel PMS en la web de la empresa: Disponible en las secciones de producto y soluciones de gestión hotelera.
• Acceso al histórico de declaraciones responsables de las versiones de este producto: Disponible bajo solicitud o en esta misma página web.

2.c) El sistema informático a que se refiere esta declaración responsable cumple las diferentes especificaciones técnicas y funcionales contenidas en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, y en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para todo aquello que complete las especificaciones de dicha orden, de la siguiente manera

El sistema informático Winhotel PMS 4.5.3 Web40 cumple las especificaciones técnicas y funcionales contenidas en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, y en la sede electrónica de la AEAT, de entre otras, de la siguiente forma:

• Generación de registros de facturación con todos los campos exigidos, incluyendo la huella ("hash") calculada conforme al algoritmo especificado reglamentariamente.
• Transaccionalidad: se emplea la tecnología transaccional del sistema gestor de base de datos utilizado, consolidando en una única unidad transaccional la expedición de la factura y la generación del correspondiente registro de facturación, garantizando la integridad del proceso.
• Trazabilidad e inalterabilidad: se mantiene una cadena de registros enlazada mediante huellas, que permite verificar la secuencia completa desde el primer registro hasta el último y viceversa, asegurando la inalterabilidad y la trazabilidad de la información.
• Remisión a la AEAT en modo VERI*FACTU: el sistema tiene capacidad de remisión por medios electrónicos, de forma continuada, segura, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente de todos los registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT, conforme a los formatos, estructuras y requisitos establecidos.
• Gestión de incidencias y correcciones: en caso de rechazo o error en la remisión, se informa al obligado tributario del código de error y se permite la emisión de registros de subsanación o anulación, manteniendo la trazabilidad entre el registro original y los registros posteriores hasta la correcta aceptación por parte de la AEAT.
• Elementos adicionales en las facturas: las facturas emitidas incluyen el código QR y, cuando procede, la URL verificable, así como la referencia exigida («Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU»), con un tipo de letra y tamaño adecuados.
• Conservación, accesibilidad y legibilidad: se conservan los registros de facturación y, en su caso, los registros de eventos durante el plazo legalmente previsto, garantizando su integridad, accesibilidad, legibilidad y la posibilidad de exportación en los formatos previstos para la Administración tributaria.
• Registro de eventos: el sistema genera los registros de eventos contemplados en la Orden HAC/1177/2024, asegurando sus características de integridad, inalterabilidad, trazabilidad, conservación, accesibilidad y legibilidad, en términos equiparables a los registros de facturación.
• Multientidad y segregación de datos: el sistema permite la gestión segura de múltiples obligados tributarios, manteniendo la segregación lógica y la independencia de sus registros de facturación y eventos, de modo que el cumplimiento de la normativa puede verificarse de forma diferenciada para cada uno de ellos.
• Despliegue on‑premise y cloud con mismo nivel de cumplimiento: tanto en instalaciones on‑premise como en entornos cloud / SaaS virtualizados, la configuración del sistema y de su base de datos se realiza de forma que se mantengan las garantías de integridad, inalterabilidad, trazabilidad y conservación de los registros de facturación y de eventos, así como la capacidad de remisión a la AEAT en modo VERI*FACTU.

Firma

En Palma de Mallorca, Islas Baleares – España, a 01 de noviembre de 2025

Por WINHOTEL SOLUTION, S.L.

D. Javier Canales
CEO de WINHOTEL SOLUTION, S.L.